Делегування підпису: наказ, облікова політика та кількість підписантів

Для делегування права підпису договорів, первинних документів і ТТН наказу по підприємству загалом достатньо, прописувати це в обліковій політиці не обов’язково, водночас можна мати кількох підписантів, якщо це прямо визначено у внутрішніх документах та/або довіреностях.

Обґрунтування

1. Що дає наказ і чи він достатній. Керівник зобов’язаний затвердити перелік осіб, які мають право давати дозвіл і підписувати первинні документи щодо коштів, ТМЦ, нематеріальних активів та іншого майна, розпорядчим документом (наказом) по підприємству, у якому визначаються ці особи та їх повноваження, зокрема щодо відпуску (витрачання) майна, грошових коштів і документів, причому кількість таких осіб доцільно обмежити (п. 2.12 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88). Для зовнішніх відносин із контрагентами (договори, накладні, акти, ТТН) повноваження працівника підтверджують ще й довіреністю згідно зі ст. 244 Цивільного кодексу України. Отже, для первинних документів і ТТН у внутрішньому обігу наказ достатній, для підписання договорів і первинки перед контрагентами доцільно поєднати наказ + довіреність.

2. Чи обов’язково фіксувати в обліковій політиці. Законодавство не вимагає обов’язково зазначати перелік уповноважених підписантів саме в обліковій політиці. Облікова політика регулює принципи, методи й процедури ведення обліку, а не персональний склад підписантів; обов’язок керівника затвердити перелік осіб, які мають право підпису первинних документів, покладено ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік та п. 2.12 Положення №88. Тому безпечний варіант: облікова політика може містити загальне правило, що перелік осіб, уповноважених підписувати первинні документи, затверджується окремим наказом керівника, а детальний перелік і розподіл документів оформлюють саме наказом.

3. Чи може бути декілька підписантів. Норми Положення №88 прямо дозволяють керівнику затверджувати перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи, і не обмежують його однією особою, але рекомендують обмежувати кількість, зокрема щодо дефіцитних активів (п. 2.12 Положення №88). Для договорів також може бути кілька представників, якщо їхні повноваження чітко випливають зі статуту, наказів та довіреностей, що узгоджується з конструкцією представництва за ЦКУ (ст. 244 тощо). Отже, можна встановити двох і більше підписантів як: альтернативних (будь-хто з переліку) або спільних (двоє підписують разом), якщо це передбачено внутрішніми документами товариства.

4. Які документи бажано мати для постійного делегування. Для постійного права підпису:

   • наказ керівника про затвердження переліку осіб, уповноважених підписувати первинні документи (видаткові, прибуткові накладні, акти, ТТН тощо) відповідно до п. 2.12 Положення №88;
   • за потреби зміни до посадових інструкцій, якщо підписання документів стає постійною трудовою функцією;
   • для договорів та первинки з контрагентами – довіреність на працівника з чітким переліком повноважень згідно зі ст. 244 ЦКУ.

Зразок документа

Зразок наказу про делегування права підпису первинних документів і договорів

ТОВ «Альфа»

НАКАЗ
01.10.2026 № 25‑к
м. Київ

Про надання права підпису договорів та первинних документів

На виконання вимог ч. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» і п. 2.12 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 №88,
НАКАЗУЮ:

1. Надати з 01.10.2026 року право підпису первинних документів, що підтверджують здійснення господарських операцій з відпуску (витрачання) та оприбуткування товарно‑матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна (видаткові і прибуткові накладні, акти приймання‑передачі, акти виконаних робіт (надання послуг), товарно‑транспортні накладні тощо), таким працівникам:
   1.1. Іванову Івану Івановичу, менеджеру з продажу.
   1.2. Петровій Олені Петрівні, завідувачу складу.

2. Надати Петровій Олені Петрівні, завідувачу складу, право підпису договорів купівлі‑продажу (поставки) товарів та актів приймання‑передачі за цими договорами на підставі довіреностей, що видаються окремо директором Товариства.

3. Вважати недійсними для цілей бухгалтерського обліку та оподаткування первинні документи, підписані особами, не включеними до переліку, визначеного цим наказом, крім випадків, прямо передбачених законодавством.

4. Головному бухгалтеру (Сидоренко Н.М.) ознайомити з цим наказом під розпис усіх працівників, зазначених у пунктах 1–2 цього наказу.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ТОВ «Альфа» _________ П.П. Петров
З наказом ознайомлені:
Іванов І.І. _______ 01.10.2026
Петрова О.П. ______ 01.10.2026

Зразок положення в обліковій політиці щодо права підпису

«Перелік посадових осіб, уповноважених давати дозвіл на здійснення господарських операцій і підписувати первинні документи, у тому числі щодо відпуску (витрачання) та оприбуткування грошових коштів, товарно‑матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна, затверджується окремим наказом керівника підприємства відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та п. 2.12 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Права підпису договорів і первинних документів у відносинах з контрагентами можуть додатково підтверджуватися довіреностями, виданими директором Товариства.»

За потреби ви можете адаптувати наведені тексти під свою структуру, посади та перелік документів.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?