Витрати на спортивний захід: податкові нюанси та документи

Так, витрати на спортивний захід і сніданок можна віднести на витрати підприємства, але потрібно грамотно оформити документи і мінімізувати ризики оподаткування ПДФО, ВЗ та ЄСВ через «додаткове благо» працівників.

Обґрунтування

1. Можливість віднесення на витрати у податковому обліку. Податковий кодекс не містить спеціальної заборони чи коригувань фінрезультату саме щодо витрат на корпоративні чи подібні заходи для працівників, тож такі суми враховують у витратах за правилами бухобліку за умови документального підтвердження і зв’язку з діяльністю підприємства, а різниці для їх збільшення не передбачені (Податковий кодекс України). У бухобліку їх зазвичай відносять до адміністративних чи інших операційних витрат залежно від мети заходу.

2. Ризики ПДФО, військового збору та ЄСВ. Якщо вартість сніданку можна персоніфікувати по кожному працівнику, це може розглядатись як додаткове благо чи інший дохід працівників, який оподатковується ПДФО і військовим збором та є базою для ЄСВ відповідно до підпункту 164.2.17 та інших норм ПКУ і Закону про єдиний внесок. Щоб уникнути цього, доцільно організовувати харчування у форматі «фуршет/шведський стіл», коли неможливо визначити, хто і в якій сумі спожив, і у внутрішніх документах не фіксувати розподіл по конкретних особах.

3. Необхідний комплект документів по заходу. Для підтвердження зв’язку витрат із господарською діяльністю і належного обліку варто підготувати:

   • наказ керівника про проведення спортивного заходу (мета — оздоровлення, підвищення працездатності, командна взаємодія, дата, місце, відповідальні);
   • програму заходу (розминка, зарядка, коротка зустріч/нарада, сніданок як частина заходу);
   • кошторис витрат на захід;
   • первинні документи на придбання сніданку: фіскальний чек, за можливості — рахунок/накладна або акт від закладу харчування, оформлений на підприємство;
   • внутрішній акт списання продуктів/послуг із зазначенням, що використано для проведення спортивного заходу, без розпису по конкретних працівниках;
   • короткий звіт про проведення заходу (хоча б у довільній формі).

4. ПДВ-наслідки. Якщо підприємство є платником ПДВ і має податковий документ від постачальника, воно може включити суми ПДВ до податкового кредиту відповідно до пунктів 198.1 та 198.2 ПКУ. Якщо податківці вважатимуть, що витрати носять «негосподарський» характер (чистий відпочинок), можуть вимагати нарахування компенсуючих податкових зобов’язань за пунктом 198.5 ПКУ, тож у наказі та програмі краще підкреслити виробничу/організаційну мету заходу, а не «свято» чи «банкет».

5. Формулювання та зміст документів як спосіб зниження ризиків. У наказах і програмі рекомендується використовувати формулювання «спортивно-оздоровчий захід», «ранкова зарядка та виробнича нарада», «заходи з підтримання працездатності персоналу», а не «корпоратив», «святкування» чи «банкет», щоб посилити обґрунтування господарської мети витрат та відстояти їх включення до витрат і податкового кредиту з ПДВ згідно з Податковим кодексом.

Коректно оформлений пакет документів дозволяє врахувати такі витрати в обліку підприємства з мінімальними податковими ризиками.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?