Оформлення подорожніх листів для оренди фури та використання

Так, підприємство може застосовувати самостійно розроблений місячний подорожній (маршрутний) лист, якщо в ньому забезпечено детальну фіксацію використання автомобіля та витрат пального за кожною поїздкою. Типова обов’язкова форма подорожнього листа для вантажного автомобіля законодавством не встановлена, тому підприємство може самостійно визначити форму такого первинного документа за умови наявності обов’язкових реквізитів, передбачених ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

У місячному подорожньому листі недостатньо зазначити лише загальні показники за місяць. Необхідно окремо фіксувати кожну поїздку: дату, маршрут і мету поїздки, показники одометра на початок та кінець поїздки, заправлення та витрати пального. Така деталізація дає можливість підтвердити господарську операцію та визначити, на яку саме діяльність витрачено пальне (ч. 1, 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

При цьому потрібно враховувати, як саме оформлено погодинне надання фури іншому суб’єкту. Якщо автомобілем керує водій вашого ТОВ, операція може оформлюватися як надання транспортних послуг або найм транспортного засобу з екіпажем. Можливість найму транспортного засобу з екіпажем передбачена ст. 798 та ст. 805 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. У такому разі пальне використовує та списує ваше підприємство.

Якщо йдеться саме про оренду транспортного засобу без водія, відповідно до ст. 801 Цивільного кодексу України витрати, пов’язані з використанням транспортного засобу, у тому числі зі сплатою податків та інших платежів, несе наймач. Передача орендодавцем орендарю власного пального в баку автомобіля потребує окремої уваги, оскільки операція може відповідати визначенню реалізації пального, наведеному у пп. 14.1.212 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Для розмежування витрат пального в місячному подорожньому листі кожну поїздку слід відображати окремим рядком із зазначенням її мети. За поїздками, пов’язаними з наданням транспортних послуг замовникам, зазначаються відповідний договір/заявка, час роботи, пробіг та витрати пального. За поїздками для власної діяльності підприємства зазначається відповідна господарська мета. На підставі цих даних наприкінці місяця пальне списується окремо за напрямами його використання.

Відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, затвердженої наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99, пальне обліковується на субрахунку 203 «Паливо», а витрати відносяться на відповідні рахунки залежно від напряму використання автомобіля.

Проведення:

Пальне, використане при наданні транспортних послуг замовникам — Дт 23 – Кт 203

Пальне, використане для доставки продукції або товарів покупцям — Дт 93 – Кт 203

Пальне, використане для загальногосподарських потреб — Дт 92 – Кт 203

Пальне, витрати на яке включаються до первісної вартості придбаних запасів або товарів — Дт 20, 28 – Кт 203

Якщо пальне використано в господарській діяльності підприємства, підстав для нарахування компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ немає. Податкові зобов’язання за п. 198.5 Податкового кодексу України нараховуються, зокрема, коли придбані з ПДВ товари/послуги призначаються для використання або починають використовуватися в операціях, що не є господарською діяльністю платника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!