Витрати працівника на відрядження: як компенсувати та вирішити

Підприємство має право покрити всі документально підтверджені витрати працівника на підставі наказу керівника про дострокове припинення закордонного відрядження.

Працівник подає звіт із додаванням документа про відмову у перетині державного кордону, квитків, документів на проживання, банківських виписок, підтвердження бронювання та інших документів, що підтверджують понесені витрати.

Керівник видає наказ про скасування закордонної частини відрядження, у якому зазначаються фактична тривалість відрядження, причина його дострокового припинення та порядок відшкодування понесених працівником витрат.

Витрати на проїзд до місця перетину кордону та повернення, а також проживання в готелі на території України, якщо вони пов’язані з відрядженням та підтверджені відповідними документами, можуть бути відшкодовані працівнику без оподаткування ПДФО та військовим збором. Підставою є, зокрема, пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965, який передбачає неоподаткування документально підтверджених витрат на проїзд та проживання під час відрядження.

Щодо неповоротної закордонної броні готелю та міжнародного квитка — витрати доцільно підтвердити документами про бронювання, оплату, умови бронювання (неповернення коштів), а також документом про відмову працівнику у перетині кордону. Такі документи необхідні для підтвердження фактичного понесення витрат у зв’язку з відрядженням.

У наказі про скасування (дострокове припинення) відрядження доцільно зазначити, що відповідні витрати були понесені до відмови працівнику у перетині державного кордону та не були пов’язані з його особистими потребами.і Водночас, існує ризик, що при їх відшкодуванні працівнику податківці розцінять таку компенсацію як додаткове благо, оскільки працівник фактично отримує від підприємства суму, яка не є оплатою фактично спожитої послуги. Тому раджу додатково замовити ІПК,

До ДПСУ звертатися не обов’язково. Таке звернення доцільне саме у випадку, якщо потрібно отримати роз’яснення щодо причин відмови у перетині кордону для подальших повторних відряджень цього працівника за кордон.

Раді допомогти, звертайтесь ще!