Оформлення відрядження: документи, добові та бронювання для працівника

Підставою для відрядження є наказ керівника про направлення у відрядження. У наказі зазначте: ПІБ і посаду працівника, місце відрядження , строк, мету — проведення переговорів з постачальниками, завдання, вид транспорту (за потреби) та розмір добових.

Зразок наказу Наказ про службове відрядження за кордон.

Добові можна виплатити працівнику як у євро, так і в гривнях. Для цілей неоподаткування ПДФО та ВЗ сума добових за кордон не повинна перевищувати 80 євро за кожен календарний день — пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965. Якщо виплачуєте в гривнях, у наказі/розрахунку фіксуєте гривневий еквівалент за відповідним курсом НБУ. В такому разі добові перераховуються ща курсом НБУ на дату затвердження звіту про відрядження.

До поїздки: наказ, аванс на відрядження або оплата підприємством необхідних витрат; бронювання готелю, квитки. Якщо готель і квитки оплачує підприємство безпосередньо, працівнику ці кошти під звіт не видаються.

Пунктом 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 визначено, що здійснені у відрядженні витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Після повернення з відрядження працівник подає звіт з підтвердними документами.

Обов'язково мають бути документи, що підтверджують зв'язок відрядження з господарською діяльністю:

листування з постачальниками, запрошення, протокол/службовий звіт про переговори, укладений або погоджений договір тощо. Саме мету відрядження бажано підтвердити окремим службовим звітом працівника: з ким проводились переговори, коли, щодо яких питань та який результат.

Витрати на проїзд, проживання та інші документально підтверджені витрати, пов'язані з відрядженням, не є доходом працівника в межах вимог пп. 170.9.1 ПКУ.

Детальніше у нашій презентації https://storage.7eminar.ua/content25/record/3006/prezentatsiia_ta_vidriadzhennia_po_Ukraini_i_za_kordon_avans_zvit_opodatkuvannia_naiposhyrenishi_pomylky_v_tomu_chysli_dlia_zabronovanykh.pdf та відеокурсі https://7eminar.ua/events/5296/12142

Раді допомогти, звертайтесь ще!