Втрата документів через обстріл: наступні кроки для компанії

Якщо Ваше підприємство не перебуває на територіях активних бойових дій за визначенням Переліку № 376 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0380-25#Text), то на жаль, Ви не зможете скористатися нормою п. 69.28 пр. 10 р. ХХ ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n8462) про подання повідомлення про втрату документів.

Тому залишається лише повідомити ДПС про втрату документів в загальному порядку ст. 44 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20231208#n1110):

"44.5. У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.

Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі надання платником податків у порядку та строки, визначені абзацом першим цього підпункту, повідомлення та неможливості проведення перевірки платника податків у зв’язку з втратою, пошкодженням або достроковим знищенням платником податків документів строки проведення таких перевірок (крім перевірок, визначених статтею 200 цього Кодексу) переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків, але на строк не більше ніж 120 днів.

У разі не відновлення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, або їх повторної втрати, пошкодження чи дострокового знищення, що відбулися після використання платником податків права на їх відновлення у порядку, передбаченому цим пунктом, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності або на час виконання ним вимог митного, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи."

При цьому Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях № 1000/5 в р. VIII https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n929) визначають наступне:

"15. Якщо в ході перевіряння виявлено невиправно пошкоджені справи, про це складається відповідний акт за формою, наведеною в додатку 34 до цих Правил. Акт схвалюється ЕК установи та затверджується керівником установи. На підставі акта невиправно пошкоджені справи вилучаються для знищення..."

На нашу думку, архівна компанія має надати Вам копію такого Акту про невиправні пошкодження справ (документів.

Тому рекомендуємо отримати від архівної установи:

1) повідомлення про виникнення форм-мажорних обставин (прильоту), які призвели до знищення Ваших документів та копію Акту про невиправні пошкодження справ (документів.

2) копію акту про пожежу, оформленого ДСНС

3) копію витягу з Реєстру досудових розслідувань про відкриття кримінального провадження

4) копію сертифікату ТПП про обставини непереборної сили для архівної установи.

Далі на Вашому підприємстві рекомендуємо:

1) наказом директора створити комісію з розлідування причин втрати (знищення) документів. До цієї комісії може бути залучений представник архівної компанії.

2) комісія складає акт про втрату (знищення) первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та інших документів підприємства внаслідок обстрілу (довільна форма), який мають підпписати члени комісії, в т.ч. представник архівної установи, яка зберігала Ваші документи. В акті маєте перерахувати, які документи знищені. Такий акт затверджує акт керівник.

Цей акт потім разом з актом передачі документів на зберігання та копіями відповідних документів, отриманих від архівної установи про втрату документів, маєте додати до заяви в ДПС.

Після цього маєте відновлювати документи, в т.ч. отримувати у контрагентів їх дублікати.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!