Пакет документів для підтвердження відрядження перед податковою службою

Підставою для відрядження є наказ

Законодавством не визначений вичерпний перелік документів для підтвердження відрядження.

1.Локальні документи по відрядженню

Розмір добових зазвичай встановлюють в колективному договорі або окремому наказі. Ідеально, коли роботодавець затвердив локальний документ, на кшталт – положення про відрядження, де серед іншого приписані позиції ,що не узгоджені в КЗпП. Приміром, компенсація за вибуття та прибуття у вихідний день, вихід на роботу в ці дні, можливість компенсації проживання у двомісному номері за певних обставин або проїзду відрядженого в СВ, порядок визначення добових (українські та закордонні) за добу перетину кордону, порядок визначення та виплати добових за кордон, строк звітування за підзвітні суми, тощо.

2.Розпорядчий документ

Підставою для відрядження є наказ, де зазначають головні позиції: куди, кого скеровують у відрядження, дати та період поїздки, забезпечення авансом. Можливо надавати технічне завдання до наказу, при найми за кордон (за потреби).

Перед відрядженням працівник має бути ознайомлений із наказом під підпис.

3.Документи на видачу авансу (ВКО у разі виплати готівкою або платіжна інструкція на перерахування авансу на особисту картку працівника або КПК).

4. Документи, що підтверджують зв’язок відрядження із госпдіяльністю роботодавця (запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає) Це обов’язкова вимога пп. «а» пп .170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965

5. Підтвердні документи, які доводять понесені витрати та реальність перебування за місцем відрядження. Це1 перелік визначений в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ:

транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Важливо для оподаткування – наявність виписки з карткового рахунку, якщо оплати проводились платіжною карткою.

Підтвердженням перебування у відрядженні за кордоном також є відмітки прикордонної служби або довідка ДПСУ про перетин кордону при закордонних відрядженнях.

6. Звітування

Це або Звіт про використання коштів/електронних грошей за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15 за наявності підстав ,зазначених у пп. 170.9.4 ПКУ або авансовий звіт довільної форми із підтвердними документами (за відсутності підстав для подання Звіту за пп. 170.9.4 ПКУ).

7. Визначений термін звітування

В пп.170.9.3 ПКУ визначений граничний термін звітування – до завершення місяця, що настає за місяцем завершення відрядження. Разом з цим з метою оперативного контролю за підзвітними сумам роботодавець може на локальному рівні встановити коротший термін звітування.

За відсутності документів, що доводять господарську спрямованість витрат на відрядження або підтвердних документів виникатиме оподаткування проведени виплат ПДФО 18% та ВЗ 5%.

Підсумовуючи наведене, важливо мати наказ на відрядження + документи, що доводять господарську спрямованість поїздки + належним чином оформлені підтвердні документи по витратам у відрядженні + вірний формат звітування.

Всі решта питання під час податкової перевірки, а їх чимало, вирішують по мірі виникнення.

Раді допомогти, звертайтесь ще!