Зміна назв номенклатури в договорі: послідовність та облік документів

По Вашій ситуації маємо зазначити наступне:

1) щодо відповідності даних по номенклатурі між договором (специфікацією), первинним документом (видатковою накладною) та податковою накладною

Така відповідність дійсно має бути, оскільки:

а) видаткові накладні Ви не можете складати за іншими даними, ніж вказані в договорі (специфікації).

2) в податкових накладних (ПН) номенкладура товарів є обов`язковим реквізитом ПН (п. 201.1 ПКУ, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5052). Номенклатура може бути взята або з договору (специфікації), якщо це ПН на аванс, або з видаткової накладної (якщо ПН складена на дату видаткової накладної). Це відповідає такій нормі ст. 201 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5052):

"201.7. Податкова накладна складається на кожне повне або часткове постачання товарів/послуг, а також на суму коштів, що надійшли на рахунок у банку/небанківському надавачу платіжних послуг як попередня оплата (аванс)."

2) щодо зміни номенклатури товару

Якщо Ви отримали оплату (аванс) та виписали ПН на одну номенклатуру, а пізніше при відвантежнні товару назва його змінилася, Ви маєте право на дату відвантаження товару в межах раніше отриманого авансу скласти РК-нульовку на зміну номеклатури.

ЗІР (101.15, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=38041):
"На яку дату складається розрахунок коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної, складеної на дату отримання попередньої оплати, у разі зміни номенклатури товарів/послуг?
Відповідь:
Розрахунок коригування складається на дату постачання товарів/послуг."

Тобто, саме на дату відвантаження обладнання вже мало б бути остаточно визначена його назва.

Також може бути ситуація, що в ПН допущена помилка в назві товару, тоді такі помилки також можуть бути виправлені через складання РК-нульовки (причина коригування 104), який складається на дату виявлення помилки.

ЗІР (101.15, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=32980):

"Як заповнити розрахунок коригування до податкової накладної у разі зміни опису (номенклатури) товарів/послуг (у т.ч. у разі виправлення помилок при їх заповненні)?
Відповідь
У першому рядку табличної частини (розділ Б) розрахунку коригування зі знаком
«–» зазначаються показники рядка податкової накладної, опис (номенклатура) товарів/послуг за яким змінюється (такий рядок «обнуляється»).
У графі 1.2 цього рядка в обов’язковому порядку вказується порядковий номер
(№ за порядком) рядка податкової накладної, що коригується.
У графі 2.1 зазначається код причини коригування 104.
У графі 2.2 – група коригування.
Показники опису (номенклатури) товарів/послуг, які постачаються на заміну тих, що були вказані у раніше складеній податковій накладній, зазначаються у розрахунку коригування новими рядками як одна або кілька нових (змінених) товарних позицій (номенклатури).
Додавання однієї або кількох нових (змінених) товарних позицій (номенклатури) в розрахунку коригування до такої податкової накладної здійснюється в окремих рядках розрахунку коригування, в яких зазначаються відповідні показники за товарами/послугами, що додаються (нові товарні позиції).
При цьому у графі 1.2 кожного з нових рядків табличної частини (розділ Б) розрахунку коригування таким новим товарним позиціям присвоюються нові чергові порядкові номери рядків, яких не було в податковій накладній, що коригується;
у графі 2.1 зазначається код причини коригування 104;
у графі 2.2 – група коригування, зазначена у графі 2.2 рядка 1.
В аналогічному порядку заповнюється і розрахунок коригування у разі виправлення помилки в описі (номенклатурі) товарів/послуг."

Проте, таке виправлення в ПН, на нашу думку, можливе тільки для приведення даних ПН у відповідність з даними договору та видаткових накладних.

3) якщо всі поставки вже завершені - як поміняти номенклатуру.

Якщо зараз міняти номенклатуру в договорі, видаткових накладних та ТТН, то це може фактично означати, що на момент здійснення постачання товару (оформлення видаткових накладних, ТТН) Ви постачали зовсім не той товар. Це буде означати при перевірці загрозу визнання операції "фіктивною".

Щоб убезпечити себе від таких ризиків, рекомендуємо звернутися до Торгово-промислової палати (регіональне відділення) та отримати Висновок ТПП, що назва поставленого Вами обладання має звучати саме так, як Ви бажаєте його назвати зараз.

Тоді на підставі такого Висновку Ви можете укласти додаткову угоду до договору вже поточною датою та змінити назву (номенклатуру) поставленого обладнання.

Після цього Ви маєте внести зміни у первинні документи - видаткові накладні та ТТН за правилами Положення № 88 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n160):

"4.4. Виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, що складені у паперовій формі, з використанням коректурного способу здійснюється шляхом закреслення неправильного тексту або цифри і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене."

Після виправлень в первинних документах складаєте РК-нульовки до ПН на зміну номенклатури.

В бухобліку проведення зміни номенклатури за минулі періоди не відображається, адже в цей момент не відбувалися нові господарські операції, а лише уточнювалася номенклатура поставки, яка відбулася раніше.

Додатково рекомендуємо отримати роз`яснення МФУ та ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!