Утримання переплати за зарплатою: рекомендації та звітування по ЄСВ

Якщо вересень ще не закритий у нарахуванні, зайвий день у відомості за вересень просто не нараховують, а надміру виплачений аванс зараховують у зменшення належних виплат жовтня (або утримують за наказом роботодавця згідно зі ст. 127 КЗпП). У Д1 з ЄСВ показують виключно фактично нарахований дохід — переплата авансу в Д1 окремо не відображається.

Якщо зарплату за вересень ще остаточно не нараховано, цей день у табелі обліку робочого часу за вересень табелюють як тимчасову непрацездатність («ТН» або «НН» до надходження е-лікарняного). У розрахунково-платіжній відомості за вересень нараховують оплату лише за фактично відпрацьовані дні, без зайвого дня. Сума виплаченого авансу в такому разі перевищить фактично нараховану зарплату «на руки», внаслідок чого на 30 вересня за працівником виникне дебетове сальдо на субрахунку 661 — заборгованість працівника.

Ця сума є невідпрацьованим авансом. Відповідно до п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n739 роботодавець має право видати наказ (розпорядження) про утримання такого авансу не пізніше одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми або зменшити суму наступної належної виплати — за першу або другу половину жовтня.

Якщо ж зайвий день уже було нараховано в обліку вересня, у жовтні здійснюють сторнування, яке відображають у Д1 за жовтень зі знаком «мінус».

Якщо зарплату за повний місяць уже проведено в нарахуванні разом із цим днем, у жовтні на підставі бухгалтерської довідки здійснюють сторнування нарахованої за 1 день зарплати методом «червоне сторно»:

сторнування зарплати: Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 661 (зі знаком «мінус»);
сторнування ЄСВ: Дт 23, 91, 92, 93 — Кт 651 (зі знаком «мінус»);
сторнування ПДФО: Дт 661 — Кт 641/ПДФО (зі знаком «мінус»);
сторнування ВЗ: Дт 661 — Кт 642 (зі знаком «мінус»).

У Д1 за вересень, якщо зарплату за зайвий день не нараховували, відображають тільки фактично нараховану за вересень суму заробітної плати та нарахований на неї ЄСВ. Факт переплати авансу у звіті окремо не показується, оскільки Д1 містить інформацію про нараховані доходи, а не про рух коштів. В додатку 4ДФ суму переплати також не показують.

Якщо зарплату за зайвий день у вересні вже нарахували, а сторнування здійснюється у жовтні, у Д1 за жовтень відображають сторновану суму окремим рядком. Порядок № 4 прямо допускає внесення від’ємних значень сум нарахованої зарплати, зокрема при перерахунку заробітку у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу через тимчасову непрацездатність.

У такому випадку в Д1 за жовтень на працівника створюють окремий рядок зі сторнуванням: графа 08 — «1» (або «2», якщо працівник з інвалідністю); графа 09 — не заповнюється; графа 10 — «092026»; у графах 16 та 17 зазначають суму сторнованої зарплати за 1 день зі знаком «мінус»; у графі 20 — суму ЄСВ, нарахованого на сторновану зарплату, також зі знаком «мінус».

Раді допомогти, звертайтесь ще!