Документація для ФОП при отриманні матеріалів від замовника

ФОПу варто оформити передачу матеріалів як давальницьку сировину: замовник передає матеріали за актом приймання‑передачі, ФОП веде звіт про їх використання, а в Акті виконаних робіт відображає лише роботи, посилаючись на ці документи, без включення вартості матеріалів.

Обґрунтування

1. Які документи має надати замовник при передачі матеріалів
   Передачу матеріалів від ЮО до ФОПа слід оформити як використання матеріалів замовника за договором підряду. Для цього доцільно:

   • у договорі підряду прямо прописати, що роботи виконуються з матеріалів замовника, визначити порядок їх передачі, норми витрат і обов’язок підрядника звітувати про використання, повернення залишків і відповідальність за збереження (аналогічно вимогам ст. 840 ЦКУ щодо матеріалів замовника, яка регулює використання давальницької сировини в підряді, див. ст. 840 ЦКУ).
   • при фактичній передачі скласти акт приймання‑передачі матеріалів (давальницької сировини) з зазначенням: номенклатури, одиниці виміру, кількості, вартості, а також реквізитів сторін. Це буде первинний документ, що підтверджує, що право власності залишається за замовником.
   • після завершення робіт ФОП складає звіт про використання матеріалів (звіт про використання давальницької сировини), де показує: отримано, використано, залишок, що підлягає поверненню. Такий звіт прямо випливає з обов’язку підрядника відзвітувати про використання матеріалів замовника за ст. 840 ЦКУ.

2. Як відобразити матеріали в Акті виконаних робіт
   Акт виконаних робіт є первинним документом, що підтверджує факт надання послуг та їх вартість, і має містити обов’язкові реквізити, визначені ч. 2 ст. 9 Закону № 996 та п. 2.3 Положення №88. Для мінімізації ризику перекваліфікації в постачання матеріалів:

   • в Акті виконаних робіт доцільно показувати тільки роботи/послуги (наприклад, «Виконані будівельно‑монтажні роботи з прокладання комунікацій згідно договору та кошторису» із сумою оплати за роботи).
   • в тексті акта або в преамбулі можна зробити посилання на те, що роботи виконані із використанням матеріалів замовника згідно з актом приймання‑передачі матеріалів від «»..2026 № __ та звітом про їх використання.
   • вартість матеріалів замовника в цьому акті не відображається, щоб не створювати вигляд постачання ТМЦ від ФОПа до замовника. Матеріали залишаються власністю замовника, а акт підтверджує лише послуги.

3. Чому не варто включати матеріали замовника як «матеріали підрядника» в акті
   Якщо в акті виконаних робіт окремим блоком показати «матеріали» з вартістю, це може свідчити, що їх постачальником є ФОП. У такому разі операція буде виглядати як продаж товарів, а не як використання матеріалів замовника, що суперечить суті договору підряду з матеріалів замовника, описаної в ст. 839–840 ЦКУ. Це створює ризики:

   • податкові органи можуть трактувати це як постачання товарів ФОПом із неправильною номенклатурою витрат у замовника і сумнівним правом на податковий кредит;
   • порушується логіка договору, де матеріали належать замовнику, а ФОП надає лише послугу. Тому матеріали краще підтверджувати окремими первинними документами (акт передачі + звіт про використання), а не «вшивати» їх як позиції з вартістю в акті послуг.

ФОПу безпечніше оформити: договір підряду з умовою про матеріали замовника, акт приймання‑передачі матеріалів, звіт про їх використання та окремий акт виконаних робіт, який містить лише вартість робіт.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?