Облік пального та умови використання авто співробітником: важливі нюанси

1. Є залишок палива на початок оренди, як правильно обліковувати цей залишок?

Якщо самим договором оренди не передбачено, що Вам передається авто з залишком ХХ літрів пального в баку, то бажано б було отримувати авто без пального.

Якщо ж вже таке пальне в баку отримане, але в договорі про це не написано, то фактично Ви отримали це пальне безоплатно

При оприбуткуванні пального маєте провести:

Дт 203/бак Кт 718 - оприбуткували наявне пальне в баку авто на підставі замірів в баку та за визначеною справедливою вартістю пального (п.12 НПСБО 9, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#top).

Справедливу вартість пального визначає комісія, призначена директором Вашого ТОВ на рівні ціни пального, за якою Ви його придбаваєте у поставальників пального. Для цього складають акт оцінки безоплатно отриманого пального (довільна форма)

2. Чи може співробітник використовувати авто поза робочим часом (наприклад, робочий день з 9:00 до 19:00 з понеділка по п’ятницю, а працівник користується авто після 19-ї і у вихідні дні також (про що свідчать показники одометра) - чи такий пункт прописується у договорі оренди?)

За договором оренди фізособа мала б передати Вам авто в оренду за актом приймання-передачі згідно ст. 765 ЦКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3730):

"Стаття 765. Передання майна наймачеві

1. Наймодавець зобов'язаний передати наймачеві майно негайно або у строк, встановлений договором найму."

Тому таке авто фізособа-орендодавець не має права використовувати для приватних цілей поза робочим часом орендаря.

Якщо договором оренди буде прописаний пункт про часткове використання авто власником в неробочий час, то Вам треба буде організувати:

1) документальне підтвердження такої передачі - наприклад, журал надання/повернення орендодавцю авто у приватне використання, де треба фіксувати показники одометра щодо пробігу автомобіля на момент передачі та повернення

2) документальне підтвердження передання та повернення пального в баку авто на момент передання/повернення авто у приватне користування орендодавцю

3. Чи допускається заправка авто поза робочим часом, у вихідний день (суботу/неділю)?

Сам факт заправки авто у позаробочий час не заборонений чинним законодавсвтом України.

Проте, факт заправки авто має бути відображений в подорожньому листі авто, який виписується на день (період) використання автомобіля в господарській діяльності підприємства.

Тому якщо заправка авто буде відбуватися в той час, коли працівник, який управляє автомобілем, перебуває у відпустці, на лікарняному, тощо, заправляє автомобіль, то є ризики визнання використання такого пального у негосподарській діяльності, що буде означати:

1) нарахування умовного ПДВ за п. 198.5 "г" ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931) - як на використання пального у негосподарській діяльності

2) виникнення додаткового блага у працівника на вартість такого використаного пального (п. 164.2.17 ПКУ , https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627), з якого Ви маєте сплатити ПДФО 18 % (з натуральним коефіцієнтом) та ВЗ 5%.

4. Як ведеться облік паливних карток (у літрах)?

Тут треба дивитися - як прописані умови використання паливних карток у договорі із заправником:

- якщо на картці обліковуються фізичні літри пального, то ці літри обліковують на Дт 203/картка

- якщо на картці обліковується передоплата за пальне, яка буде списана при заправці на АЗС в оплату заправлених літрів, то обліковуєте на Дт 371/631, як аванс постачальнику

Про облік паливних карток див. https://7eminar.ua/news/18619-yak-oblikovuvati-palivni-kartki-azs-u-buxgalteriyi

5. Чи обов’язкова компенсація за використання авто?

Якщо Ви уклали договорі оренди авто, то в ньому має бути визначена орендна плата за правилами ст. 762 ЦКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3713), а не компенсація за користування авто.

6. Чи потрібно подавати 20-ОПП?

Так, потрібно подати ф. № 20-ОПП, де вказати, що Ви орендуєте авто

Додатково по подання ф. № 20-ОПП по орендованому авто- https://7eminar.ua/news/6811-forma-20-opp-pri-orendi-avto-yaku-adresu-vkazati-shhob

Раді допомогти, звертайтесь ще!