Прийняття на роботу: питання захисту персональних даних працівників

Ознайомлення працівників зі зведеним наказом про прийняття на роботу, у якому зазначені ПІБ, посади та посадові оклади всіх прийнятих працівників, може порушувати вимоги законодавства про захист персональних даних, оскільки кожен працівник отримує доступ до персональних даних інших працівників.

Зведений наказ є допустимою формою кадрового документа. Водночас, ознайомлення всіх працівників в одному наказі, може створювати певні ризики.

Відповідно до ст. 2 Закону України від 01.06.2010 № 2297-VI «Про захист персональних даних» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2297-17#n11персональні дані — це відомості про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована. Отже, ПІБ, посада та відомості про умови оплати праці конкретного працівника належать до персональних даних.

Згідно зі ст. 6 та ст. 24 Закону № 2297-VI https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2297-17#n193 роботодавець як володілець персональних даних, зобов’язаний забезпечувати їх належний захист, не допускати незаконної обробки та несанкціонованого доступу до них. При цьому надання працівникові можливості ознайомитися з персональними даними колег не є необхідним для ознайомлення його з умовами власного працевлаштування.

Тому, якщо працівники ознайомлюються зі зведеним наказом безпосередньо в його повному тексті та бачать інформацію про інших працівників, виникає ризик порушення вимог щодо захисту персональних даних. Однакові посади, посадові оклади та умови праці не усувають цього ризику, оскільки персональні дані кожного працівника залишаються інформацією про конкретну фізичну особу.

Щоб уникнути такого ризику, рекомендуємо оформлювати ознайомлення працівників через індивідуальні витяги зі зведеного наказу. У витягу слід зазначити лише інформацію, що стосується конкретного працівника, без персональних даних інших осіб. Такий витяг працівник підписує як підтвердження ознайомлення з наказом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!