Перехідні лікарняні: як правильно відобразити в звітності

Не зовсім, перехідний лікарняний не можна «розривати» між різними місяцями звітності, його слід повністю показати в тому місяці, в якому ви його нарахували в обліку (тобто після набуття статусу «Готовий до сплати»), а в Д1 вже розподілити суму по місяцях хвороби через графу 10 та окремі рядки.

Обґрунтування

1. Лікарняний беруть у роботу лише після статусу «Готовий до сплати» Нарахування допомоги проводять лише після зміни статусу е-лікарняного на «Готово до сплати», що відбувається на 8-й день після дати закриття листка, і саме в цьому місяці здійснюють нарахування в обліку та відображення в звітності, у тому числі для перехідних лікарняних, які припадають на два місяці хвороби. Такий підхід прямо описаний для е-лікарняних як алгоритм: спершу очікуємо статус «Готово до сплати», потім нараховуємо допомогу за Порядком, затвердженим постановою КМУ від 26.09.2001 №1266, і вже тоді відображаємо виплати в обліку та звітності.

2. У звітності Д1 вся сума показується в місяці нарахування, але дні й суми розносяться по місяцях хвороби Для цілей ЄСВ перехідні лікарняні завжди відображаються в Д1 того місяця, в якому вони нараховані, а самі суми розподіляються за місяцями хвороби: у Д1 формують окремі рядки з кодом ЗО «29» (або «36») і в графі 10 ставлять місяць і рік, за який нараховано лікарняні, а в графі 12 – кількість днів хвороби у відповідному місяці; саме так передбачено підхід до перехідних лікарняних у Порядку заповнення Податкового розрахунку, затвердженому наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4. Тобто і липневі, і серпневі дні за вашим лікарняним мали б потрапити в Д1 звіту за серпень 2026 року (місяць нарахування), але різними рядками й з різними значеннями в графі 10, а не частково в липневий звіт, частково в серпневий.

3. ЄСВ з мінзарплати та «рознесення» по місяцях роблять у місяці нарахування Після нарахування перехідного лікарняного роботодавець відносить його до місяців, за які він нарахований, щоб визначити загальний дохід по кожному з цих місяців, порівняти з МЗП 8647 грн і, за потреби, донарахувати ЄСВ до мінімальної бази; але всі ці розрахунки (у тому числі додаткова база з кодом типу нарахувань «13» у Д1) виконуються саме в місяці, коли лікарняні фактично нараховано в обліку, як це описано в Порядку №4 і підтверджено практичними прикладами щодо перехідних лікарняних та доплати ЄСВ, наведених із посиланням на наказ Мінфіну від 13.01.2015 №4.

4. Строки виплати працівнику та повідомлення до ПФУ Допомога по тимчасовій непрацездатності має бути виплачена працівнику в найближчий строк виплати заробітної плати після призначення допомоги, але закон не забороняє виплатити раніше, у день надходження коштів від ПФУ, що прямо випливає з підпункту 1 частини 2 статті 24 Закону №1105-XIV. Після виплати коштів роботодавець повинен подати до ПФУ повідомлення про їх виплату в установлені строки, але це не змінює моменту нарахування та відображення в об’єднаній звітності.

Ризики та нюанси: рознесення одного лікарняного в різні звітні місяці за датами хвороби (а не за датою фактичного нарахування «готового» е-лікарняного) може призвести до претензій щодо порушення правил формування бази ЄСВ і, відповідно, до необхідності подання уточнюючих Податкових розрахунків та перерахунків ЄСВ.

Якщо хочете, можу окремо підказати, як саме виправити вже поданий липневий звіт у вашій ситуації.