Оформлення змін у договорі через заміну товару постачальником

Зміни слід оформити додатковою угодою до договору, у якій зафіксувати заміну моделі ноутбуків, нову вартість поставки та порядок повернення переплати. Первинний платіж, здійснений у червні, змінювати не потрібно. У BAS надходження відображається за новою видатковою накладною, а повернення переплати — окремою банківською операцією.

Відповідно до ст. 651 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 зміна умов договору здійснюється за взаємною згодою сторін у тій самій формі, що й сам договір. Оскільки постачальник не може поставити первісно погоджені ноутбуки через знищення складу, сторони можуть оформити заміну товару та зміну ціни додатковою угодою.

У додатковій угоді доцільно передбачити:

заміну первісної моделі ноутбуків на іншу модель із зазначенням нової специфікації;
нову ціну за одиницю та нову загальну вартість поставки;
суму переплати, що утворилася внаслідок зменшення вартості товару;
строк повернення переплати постачальником (наприклад, протягом 3–5 банківських днів після підписання додаткової угоди);
банківські реквізити (IBAN) для повернення коштів.
Якщо в додатковій угоді прямо визначено суму переплати, порядок і строк її повернення, окремий лист із вимогою про повернення коштів юридично не є обов'язковим. Водночас на практиці бухгалтерія постачальника може попросити надати окремий лист із посиланням на додаткову угоду та реквізитами рахунку для здійснення платежу.

Господарські операції у бухгалтерському обліку відображаються на підставі первинних документів відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та п. 44.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Рахунок на оплату не є первинним документом і не формує бухгалтерських проведень. Тому постачальник може оформити новий рахунок із новою номенклатурою та новою сумою. У BAS документ оплати, сформований у червні, змінювати не потрібно. За потреби можна лише змінити аналітику за рахунком або замовленням, якщо вона використовується, але дата і сума проведеного платежу залишаються без змін.

Передоплата, здійснена у червні, залишається відображеною документом списання коштів з банківського рахунку:

Оплата авансу постачальнику — Дт 371 (або 631) – Кт 311.

Після отримання ноутбуків оформлюється документ «Надходження товарів і послуг» (або «Надходження ОЗ/МНМА») за новою видатковою накладною із фактичною номенклатурою та новою вартістю.

Оприбуткування ноутбуків — Дт 104 / 112 / 152 / 153 / 22 (залежно від порядку обліку) – Кт 631.

Залік частини авансу — Дт 631 – Кт 371.

Після повернення постачальником надміру сплачених коштів оформлюється документ «Надходження на банківський рахунок» з видом операції «Повернення від постачальника».

Повернення переплати — Дт 311 – Кт 371 (або 631).

Після цих операцій взаєморозрахунки з постачальником будуть повністю закриті.

Якщо придбання ноутбуків здійснюється за рахунок коштів цільового фінансування (рахунок 48), дохід визнається лише в межах фактично понесених витрат або нарахованої амортизації відповідно до умов використання цільового фінансування. Кошти, повернуті постачальником у зв'язку зі зменшенням вартості поставки, залишаються у складі цільового фінансування та використовуються відповідно до затвердженого кошторису або умов грантової угоди.

Раді допомогти, звертайтесь ще!