Оформлення акта списання пального для легкового автомобіля керівника

Акт на списання пального оформлює комісія, створена наказом керівника підприємства. Складений і підписаний комісією акт затверджує керівник підприємства.

Законодавство не встановлює обов'язкового переліку осіб, які повинні входити до комісії зі списання пально-мастильних матеріалів. Тому керівник підприємства своїм наказом створює постійно діючу комісію зі списання ПММ або визначає відповідальних осіб. На підставі первинних документів комісія складає акт на списання пального за формою, розробленою підприємством самостійно. Акт підписують усі члени комісії, після чого його затверджує керівник. Якщо на підприємстві працюють лише директор і бухгалтер, комісія може складатися саме з цих двох осіб.

Акт на списання пального не може бути єдиною підставою для списання ПММ. Він оформлюється на підставі первинних документів, які підтверджують використання автомобіля у господарській діяльності, зокрема подорожнього листа, маршрутного листа або звіту водія. Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text (ст. 9) самостійно розроблений подорожній або маршрутний лист повинен містити всі обов'язкові реквізити первинного документа.

Зокрема, у такому документі доцільно зазначати назву документа та дату його складання, марку і державний номер автомобіля, маршрут руху та службову мету поїздок, показники спідометра на початок і кінець дня або іншого облікового періоду, пробіг автомобіля, залишок пального на початок періоду, надходження пального за чеками чи паливними картками, його витрату за затвердженими нормами та фактичну витрату, залишок пального на кінець періоду, а також підпис керівника як водія.

Оскільки підприємство є платником ПДВ, акт на списання пального доцільно оформляти не рідше одного разу на місяць. Це дає можливість контролювати відповідність фактичної витрати пального затвердженим нормам.

Якщо пальне списується в межах затверджених норм і використовується для господарських поїздок, підстав для нарахування податкових зобов'язань з ПДВ немає. Якщо ж встановлено понаднормову витрату пального або відсутні первинні документи, які підтверджують господарську мету поїздок, таке пальне вважається використаним у негосподарській діяльності, що потребує нарахування компенсуючих податкових зобов'язань відповідно до пп. «г» п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Раді допомогти, звертайтесь ще!