Облік винагород у вигляді сертифікатів: важливі нюанси фінансів

Отримані паливні сертифікати «ОККО» від постачальника визнайте доходом і одночасно активом за їх номіналом, а при подальшій передачі працівникам чи контрагентам — як безоплатний продаж з відповідним ПДВ і оподаткуванням у одержувачів (як додаткове благо або подарунок, залежно від статусу).

Обґрунтування

1. Визнання та первісна оцінка отриманих сертифікатів
Отримані від Сингента сертифікати є активом, що дає право на отримання пального, і мають бути оприбутковані за вартістю, яка відповідає справедливій вартості, тобто їх номіналу 10 000 грн за кожен. Доходи від такої винагороди визнаються у періоді отримання як інші операційні доходи відповідно до підходу, коли сертифікат є окремим «товаром» і його вартість впливає на фінрезультат, що узгоджується з правилами визнання доходу за НП(С)БО 15 «Дохід».
Приклад проводок при оприбуткуванні 8 сертифікатів на суму 80 000,00 грн:

2. ПДВ при отриманні винагороди від постачальника
Якщо Сингента передає сертифікати в рамках акції як бонус до раніше придбаних товарів, потрібно орієнтуватися на їхню податкову накладну:

• якщо в ПН зазначено компенсацію вартості у вигляді сертифікатів (зі сумою ПДВ), то визнаєте податковий кредит з ПДВ у сумі, зазначеній у ПН, за загальним правилом, а сертифікати — окремим активом;
• якщо ПН на сертифікати не складається (сертифікати як маркетинговий бонус без окремого постачання товару), податковий кредит не формуєте і подальший ПДВ-облік відображаєте вже при безоплатній передачі сертифікатів або при їх реалізації, за правилами мінімальної бази п. 188.1 ПКУ.

3. Передача сертифікатів покупцям або партнерам
Безоплатна передача чи продаж сертифікатів контрагентам розглядається як постачання «товару» — самого сертифікату. При такій передачі нараховуються ПЗ з ПДВ виходячи з договірної вартості з урахуванням мінімальної бази, яка не може бути нижче ціни придбання/первісної вартості сертифіката згідно з п. 188.1 ПКУ.
Для сертифікатів, оприбуткованих за номіналом 10 000 грн, податковий ризик полягає в тому, що контролюючий орган може орієнтуватися саме на цей номінал як мінімальну базу. Типові проводки при безоплатній передачі одному контрагенту сертифіката 10 000 грн:

4. Передача сертифікатів працівникам: ПДФО, ВЗ, ЄСВ
Передача працівникам паливних сертифікатів є додатковим благом у негрошовій формі, що включається до оподатковуваного доходу працівника згідно з п. 164.2 ПКУ, з урахуванням звільненого ліміту як подарунка за пп. 165.1.39 ПКУ.
Основні наслідки:

• неоподатковувана частина на одного працівника у 2026 році — до 2 161,75 грн;
• сума перевищення оподатковується ПДФО 18% та військовим збором 5%, при цьому ПДФО для негрошового доходу розраховується з «натуральним» коефіцієнтом за п. 164.5 ПКУ;
• вартість сертифіката для працівника входить до бази нарахування ЄСВ як інші заохочувальні виплати на підставі статті 7 Закону №2464, тому ЄСВ нараховується на повну вартість подарунка.

Типові проводки при передачі одного сертифіката працівнику:

5. Використання сертифікатів на АЗС
Коли водій чи інша уповноважена особа заправляє авто за сертифікатом, фактично відбувається реалізація права, яке вже було враховано при отриманні сертифіката. На момент використання сертифіката в бухобліку відображаєте оприбуткування пального на підставі документів АЗС і закриття внутрішніх розрахунків за сертифікатами, без додаткових ПДВ-наслідків, якщо ПДВ був нарахований раніше при постачанні сертифікатів (постачальником) чи при їх безоплатній передачі з вашого боку.

Ризики та нюанси:
При безоплатній передачі сертифікатів, особливо отриманих безкоштовно або за символічною ціною, висока ймовірність, що податковий орган при визначенні мінімальної бази ПДВ орієнтуватиметься на їх номінал як економічно обґрунтовану звичайну ціну, що випливає з логіки застосування п. 188.1 ПКУ.

Для коректного розподілу наслідків вам потрібно окремо визначити, кому саме й з якою метою будуть передаватися сертифікати (маркетинг партнерам чи мотивація працівників), і під це налаштувати проводки та розрахунок ПДФО, ВЗ, ЄСВ і ПДВ.