Як списати послуги без акту, якщо договір це дозволяє

Частково так, якщо в договорі передбачено, що факт надання послуг підтверджується іншим первинним документом (наприклад інвойсом або рахунком), оформленим за вимогами до первинних документів, ви можете списати такі послуги в обліку на його підставі, а за відсутності первинки від контрагента — тимчасово використати внутрішній акт до моменту її отримання.

Обґрунтування

1. Акт не є єдино можливим первинним документом Закон дозволяє не складати акт, якщо сторони погодили інший порядок документування послуг. Згідно зі ст. 9 Закону від 16.07.1999 №996-XIV, підставою для бухобліку є будь-який первинний документ, що містить обов’язкові реквізити (назва документа, дата, сторони, зміст та обсяг операції, одиниця виміру, підпис або інші дані для ідентифікації відповідальної особи). Інвойс або рахунок, який фіксує факт надання послуг (з датою/періодом їх надання) і відповідає цим вимогам, може замінити акт, якщо такий порядок прямо передбачений письмовим договором.

2. Можливість використовувати інвойс / рахунок замість акта Після змін до ч. 2 ст. 9 Закону №996, внесених Законом №4791-IX, якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, то відсутність реквізитів зі сторони замовника (посада, ПІБ, підпис) не є порушенням за умови, що такий порядок передбачено письмовим договором і операції відображаються в обліку у періоді їх здійснення. Отже, ви можете списувати послуги на підставі підписаного виконавцем інвойсу/рахунку з усіма реквізитами первинного документа, навіть без акта і без підпису з вашого боку.

3. Внутрішній первинний документ (акт), якщо контрагент не надає первинку Якщо первинний документ від контрагента не надано у встановлені строки, але послуги фактично надані й відображення витрат у поточному періоді є необхідним, дозволено оформити внутрішній первинний документ. Відповідно до п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88, якщо правилами документообігу передбачено таку можливість, підставою для перенесення інформації до регістрів є внутрішній акт, складений відповідальною посадовою особою. Надалі, після отримання первинного документа від контрагента, його підшивають до цього внутрішнього акта.

4. Що саме має бути у первинному документі для списання послуг Щоб витрати були обґрунтованими, первинний документ, на який ви спираєтесь (інвойс, рахунок, внутрішній акт), повинен:

• чітко описувати послугу, її обсяг і період надання;
• містити сторони операції та їх реквізити;
• мати підпис або інші дані, що ідентифікують відповідальну особу з боку виконавця (для внутрішнього акта — вашу відповідальну особу);
• відповідати узгодженому договором порядку документування.

Важливо: якщо договором прямо передбачено, що акти не складаються, а підтвердженням послуг є, наприклад, інвойс, виставлений виконавцем за підсумком місяця, то саме ці інвойси з обов’язковими реквізитами і будуть вашою базою для списання витрат.

Формувати витрати ви можете на підставі належно оформленого інвойсу/рахунку, передбаченого договором як первинний документ, а за його відсутності на дату закриття періоду — на підставі внутрішнього акта згідно з Положенням №88.