Нюанси обліку безкоштовних матеріалів на відповідальному зберіганні ТОВ

Не зовсім, акта приймання‑передачі сам по собі замало: матеріали на відповідальному зберіганні в обліку не визнаються активами ТОВ, їх не включають до доходів/витрат і податкової звітності, але потрібно вести окремий складський (кількісний) облік, мати договір/акт приймання‑передачі та за потреби передавальні акти при поверненні, при цьому спеціальної податкової звітності щодо таких матеріалів не передбачено.

Обґрунтування

1. Статус матеріалів на відповідальному зберіганні
Матеріали, що належать постачальнику і передані ТОВ лише на відповідальне зберігання, не стають власністю ТОВ і не визнаються його активами. Вони мають обліковуватись поза балансом у ТОВ у кількісному розрізі, як чужі цінності, що знаходяться на відповідальному зберіганні, а право розпоряджання ними залишається за власником.

2. Первинні документи та внутрішній облік
Для підтвердження факту прийняття/повернення матеріалів достатньо:

• договору відповідального зберігання (або окремого розділу в основному договорі);
• акта приймання‑передачі на відповідальне зберігання з повним описом номенклатури, кількості, стану;
• акта повернення (передачі власнику чи іншій особі за його вказівкою);
• внутрішніх складських реєстрів: книга, картки, журнал обліку матеріалів на відповідальному зберіганні (аналогічно до карток складського обліку, журналів вагової чи книг обліку, які веде матеріально відповідальна особа, як це передбачено, наприклад, для матеріальних цінностей державного резерву у підпунктах 5.3–5.4 Інструкції, затвердженої наказом Держкомрезерву № 239).
  Акти приймання‑передачі обов’язкові, але їх бажано доповнити внутрішнім реєстром руху цих матеріалів, щоб забезпечити контроль та інвентаризацію.

3. Визнання доходів, витрат та ПДВ/ЄП
Оскільки ТОВ не набуває права власності на матеріали, їх оприбуткування/списання не відображається за рахунками запасів ТОВ і не формує доходів чи витрат. Доходом може бути лише винагорода за послугу зберігання, але у вашій ситуації послуга безоплатна, тому:

• немає доходу від відповідального зберігання;
• немає витрат, пов’язаних із придбанням цих матеріалів;
• немає постачання товарів у розумінні п. 14.1.191 ПКУ, отже немає ПДВ‑наслідків навіть якби ТОВ було платником ПДВ;
• для єдиного податку 3 групи дохід не виникає, бо не відбувається безоплатне отримання товарів у власність.

4. Вплив на фінансову та податкову звітність
Чужі матеріали на відповідальному зберіганні не показуються в балансі ТОВ як запаси, а відображаються лише на позабалансових рахунках та в примітках до фінансової звітності за потреби (розкриття інформації про активи на відповідальному зберіганні). Для платника ЄП 3 групи фінзвітність подається разом із річною декларацією відповідно до п. 46.2 ПКУ, і на її показники ці матеріали не впливають, бо не є активами підприємства. У декларації платника єдиного податку вони також не відображаються, оскільки не формують дохід.

5. Спеціальна звітність щодо матеріалів на відповідальному зберіганні
Податкове законодавство не встановлює окремої податкової звітності щодо матеріалів, що перебувають на відповідальному зберіганні у звичайного ТОВ на спрощеній системі. Власнику матеріалів (постачальнику) ви можете періодично надавати звіт про наявність і рух згідно з договором, але це договірне, а не податкове зобов’язання.

Ризики та нюанси:
Якщо фактично ТОВ почне використовувати ці матеріали у власному виробництві/реалізації без належного оформлення переходу права власності, контролюючі органи можуть розцінити це як приховане безоплатне отримання товарів з відповідними податковими наслідками для власника і потенційними спорами щодо доходу/витрат у ТОВ.

Коректне документування та ведення окремого кількісного обліку забезпечить відсутність впливу цих матеріалів на ваші податкові та фінансові показники.