Оформлення зміни відповідальної особи за службовим авто у відрядженні

Частково так, відрядження і наказ із маршрутом потрібні, але ще слід тимчасово оформити користування авто заступником і підтвердити службовий характер поїздок, щоб списати ПММ без оподатковуваного доходу та претензій щодо господарськості витрат.

Обґрунтування

1. Накази щодо автомобіля: постійне й тимчасове закріплення
Для передачі авто іншому працівнику на час відрядження достатньо окремого наказу про тимчасове закріплення авто за заступником, без зміни посади чи трудової функції. Такий підхід узгоджується з практикою, за якої наказ про прийняття на роботу не поєднують з наказом про закріплення авто, а зміна авто оформлюється окремим наказом із зазначенням втрати чинності попереднього наказу або можливості спільного користування.

2. Наказ про відрядження та маршрут і ПММ
У наказі про відрядження доцільно зазначити: ПІБ та статус заступника, пункт призначення і маршрут, строк відрядження, мету відрядження, а також, що відрядження здійснюється на службовому автомобілі підприємства із відшкодуванням ПММ за підтвердними документами. Для закордонних поїздок ПКУ вимагає наявності наказу як обов’язкового документа для підтвердження відрядження і неоподатковуваності витрат, але й для внутрішніх відряджень такий наказ залишається первинною підставою для визнання витрат на поїздку господарськими за змістом пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України.

3. Локальні акти щодо використання авто і ПММ
Оптимальний набір внутрішніх документів:

• Положення про використання службового автотранспорту, де визначити порядок закріплення авто, тимчасової заміни відповідального користувача, вимоги до маршрутів, оформлення поїздок, обліку й списання ПММ за нормами, а також порядок відшкодування витрат працівнику.
• Наказ про затвердження цього Положення.
• Наказ(и) про закріплення авто: базовий — за директором, тимчасовий — за заступником на період конкретного відрядження (із датами і посиланням на наказ про відрядження).

4. Первинні документи для списання ПММ і відшкодування
Для документального оформлення використання пального слід застосувати:

• подорожній (маршрутний) лист у власній формі з реквізитами, визначеними ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV: дата, авто, відповідальна особа, маршрут, показники спідометра, пробіг, кількість витраченого пального;
• чеки РРО/ПРРО та/або інші розрахункові документи АЗС, які заступник додає до авансового звіту;
• акт списання ПММ за даними подорожніх листів і затверджених норм витрат.
  Наявність маршрутів і службової мети в наказах та подорожніх листах дає змогу обґрунтувати господарський характер витрат на пальне й уникнути кваліфікації їх як додаткового блага та донарахувань ПДВ за п. 198.5 ПКУ, на які прямо вказують норми п. 164.2.17 і п. 198.5 Податкового кодексу України.

Рекомендація:
Складіть Положення про використання службового автотранспорту і затвердьте його наказом, видайте окремий наказ про тимчасове закріплення авто за заступником на строк відрядження, у наказі про відрядження детально пропишіть маршрут і відшкодування ПММ, а облік пального ведіть через подорожні листи, чеки АЗС, авансовий звіт і акт списання пального.

Таке оформлення дозволяє безпечно для податків і обліку компенсувати витрати на ПММ за відрядження заступника на службовому авто.