Заповнення звітності Д4: компенсація відпустки та допомога по вагітності

Ні, у 4ДФ квартальної звітності це треба показати не одним «збірним» рядком, а окремо за видами доходів і з урахуванням місяця нарахування / виплати.

Обґрунтування

1. Компенсація за невикористану відпустку у 4ДФ
Компенсація за невикористану відпустку прирівнюється до зарплати, оподатковується ПДФО і ВЗ та у 4ДФ показується з ознакою «101» як звичайний дохід працівника. Суму компенсації відображаєте в тому місяці кварталу, коли вона нарахована (травень), у одному рядку: у графах 3а/3 — сума компенсації, у графах 4а/4 і 5а/5 — відповідні суми ПДФО і ВЗ, у графі 6 — «101», у графі 8 — дата звільнення 29.05.2026. Такий підхід узгоджується з правилами відображення компенсації у 4ДФ, наведеними для випадку звільнення працівника, де компенсацію також показують як зарплату з ознакою «101» і з датою звільнення в графі 8.

2. Допомога по вагітності та пологах у 4ДФ
Допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та військовим збором і тому в 4ДФ відображається окремо з ознакою доходу «128». Відповідно до Порядку заповнення Податкового розрахунку, затвердженого наказом Мінфіну №4, допомогу по вагітності та пологах показують у 4ДФ в одному рядку на всю суму, без розбивки за місяцями, у графі 3а — сума нарахування, у графі 3 — сума виплати, графи 4а, 4, 5а, 5 не заповнюються, у графі 6 ставиться ознака доходу «128». Тому якщо вся сума декретних нарахована і виплачена у травні, у квартальному 4ДФ Форму ФОП заповнюєте один окремий рядок за травень з ознакою «128» на всю суму допомоги.

3. Що не потрібно і як не слід заповнювати
У 4ДФ не застосовують коди категорії застрахованої особи «42» / «43» — їх використовують у додатку Д1 для ЄСВ. Для 4ДФ важливі лише ознаки доходів («101», «128» тощо) та дати прийняття/звільнення у графах 7–8. Не потрібно робити окремі рядки в 4ДФ за кожен місяць дії відпустки по вагітності та пологах, оскільки Порядок №4 передбачає відображення всієї суми допомоги в одному рядку місяця її нарахування з ознакою «128».

Рекомендація:
У квартальній формі ФІЗ-4ДФ для ФОП за 2 квартал 2026 року по цій працівниці сформуйте: один рядок з ознакою «101» на суму компенсації за відпустку (з датою звільнення 29.05.2026 у графі 8) і один окремий рядок з ознакою «128» на всю суму допомоги по вагітності та пологах, нарахованої та виплаченої у травні.

Такий спосіб заповнення 4ДФ коректно розмежовує оподатковуваний дохід-компенсацію та неоподатковувану допомогу по вагітності та пологах.