Правильність оформлення відпускних та звітності в обліку зарплати

Розглянемо Ваші питання:

1. Так, така послідовність є правильною.

Якщо відпустка надається поза графіком то працівник пише заяву і на підставі заяви видається відповідний наказ.

Стосовно строків виплати відпускних. Наразі норма щодо виплати відпускних за 3 дні не діє, відпускні виплачуються до початку відпустки.

Строки виплати заробітної плати за час відпустки визначені ст. 21 Закону про відпустки та ч. 3 ст. 115 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/ed20260731#n691. Ці норми діють на сьогодні у редакції Закону України від 01.07.2022 №2352-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин», який набрав чинності 19 липня 2022 року.
До внесення змін законодавство передбачало, що заробітна плата за час відпустки виплачується не пізніше ніж за 3 дні до її початку.

На сьогодні ця норма втратила чинність і чинним є такий порядок виплати відпускних: Заробітна плата працівникам за весь час відпустки виплачується до початку відпустки, якщо інше не передбачено законодавством, трудовим або колективним договором

Отже, відпускні виплачуються саме до початку відпустки, це може бути за день. Якщо відпустка 01 числа, то виплатити можна 30 числа.

2. В залежності від того, який варіант прописаний у Вашій обліковій політиці, залежить спосіб відображення відпускних в Податковому розрахунку.

На практиці підприємства обирають 2 варіанти нарахування відпускних.

Перший. Всю суму відпускних, нараховують в одному місяці.

Другий. Відпускні нараховують «місяць в місяць», а виплачують всю суму одночасно в одному місяці, тобто в місяці початку відпустки або раніше. Наприклад, якщо Ви нарахували відпускні за жотавень нараховано у жовтні, а виплатили у вересні Тобто по працівнику виникає дебіторська заборгованість.

В Додатку Д1 показуйте нараховані відпускні за той місяць, коли вони були фактично нараховані.
Якщо у Вас перший варіант і Ви відпускні нарахували у вересні, то і показуйте в Додатку Д1 за вересень в окремому рядку від зарплати вересня, зазначаючи:

• в графі 8 – категорія 01 або 02,
• в графі 9 – тип 10,
• в графі 10 – 10.2026,
• в графі 16,17 – суму відпускних,
• в гр 20 – ЄСВ.

Аналогічно буде в Додатку 4ДФ. Тобто нараховані / виплачені відпускні будуть показані у вересні.

Раді допомогти, звертайтесь ще!