Облік витрат на проживання при скасуванні відрядження працівника

Перерахована готелю сума, яка не підлягає поверненню у зв’язку зі скасуванням бронювання, списується до складу інших операційних витрат підприємства на підставі наказу про скасування відрядження, документів, що підтверджують неможливість повернення коштів, та бухгалтерської довідки. В обліку таку операцію відображають:

Дт 371 - Кт 312 (311) - перераховано попередню оплату готелю за проживання.

Дт 949 - Кт 371 - списано суму неповерненої оплати за бронювання до складу інших операційних витрат підприємства.

Якщо відрядження скасовано з поважних причин, наприклад через хворобу працівника, виробничу необхідність або скасування зустрічі приймаючою стороною, працівник не отримував особистої вигоди, підстав вважати суму неповерненої оплати доходом працівника немає. Відповідно, підстав для нарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ немає.

Якщо ж відрядження скасовано з вини працівника, роботодавець за наявності законних підстав може вимагати відшкодування завданих підприємству збитків відповідно до норм трудового законодавства. Якщо підприємство встановить заборгованість працівника та надалі прийме рішення про її прощення, така сума може розглядатися як додаткове благо відповідно до пп. «д» пп. 164.2.17 ПКУ та підлягати оподаткуванню.

Для документального підтвердження витрат необхідно мати наказ про скасування відрядження із зазначенням причин, документи готелю або сервісу бронювання щодо умов скасування та неповернення оплати, а також бухгалтерську довідку про списання суми до витрат підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!