Відображення відпускних у звітності: липень чи серпень

Так, за наведених умов нараховані відпускні показуєте в Додатку 1 за серпень, а у 4ДФ виплату відображаєте в липні, місяці фактичної виплати, а нарахування — в серпні.

Обґрунтування

1. Місяць нарахування відпускних для Додатка 1
   Відпускні для цілей ЄСВ та Додатка 1 відображають у тому місяці, в якому вони фактично нараховані в бухобліку, при цьому суми розбивають за місяцями, на які припадають дні відпустки, з кодом типу нарахувань «10» у графі 9 Д1 та зазначенням відповідного місяця в графі 10, як це випливає з п. 1 розд. IV Порядку №4. Якщо у вас прийнятий варіант «місяць у місяць» і нарахування робите у серпні (місяць початку відпустки), то й у Д1 серпня показуєте суму відпускних серпня окремим рядком з КТН «10».

2. Місяць відображення виплати і нарахування у 4ДФ
   У 4ДФ вся сума відпускних відображається під ознакою доходу «101» у місяці нарахування одним рядком разом з іншими доходами цього місяця, без розбивки за місяцями, на які припадає відпустка, що відповідає підходу до включення перехідних відпускних до загального місячного оподатковуваного доходу згідно з пп. 164.2.1 Податкового кодексу України та правилами Порядку №4. Якщо відпускні нараховані у серпні, але виплачені 31.07.2026, то:

   • у 4ДФ за липень заповнюєте тільки графу 3 (сума фактично виплаченого доходу) і відповідні графи 4, 5 (перераховані ПДФО та ВЗ) на суму відпускних;
   • у 4ДФ за серпень відображаєте нараховану суму відпускних у графі 3а та відповідні суми ПДФО і ВЗ у графах 4а, 5а, причому графи 3а і 3 за серпень будуть збігатися, якщо у серпні ви не здійснюватимете окремої виплати цих відпускних.

3. Узгодження даних обліку та звітності
   Дані 4ДФ мають відповідати факту виплати та сплати податків, тому показувати виплату відпускних у серпні, якщо фактично виплата і перерахування ПДФО та ВЗ відбулися 31.07.2026, буде помилкою, оскільки графи 3, 4 і 5 4ДФ заповнюються за датою фактичної виплати доходу та сплати податків відповідно до Порядку №4.

Правильне відображення відпускних у Д1 та 4ДФ залежить від місяця їх фактичного нарахування в обліку та окремо від місяця фактичної виплати і сплати ПДФО та військового збору.