Чи потрібно оформлювати накази на відрядження для міжнародних перевезень

Оформлення наказів про відрядження є обов’язковим.

Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20260101#n3965 фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні для виплати неоподатковуваних добових визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного або декількох документальних доказів перебування особи у місці відрядження (відміток прикордонних служб, CMR, ТТН, рахунків, чеків тощо). Положення про відрядження встановлює лише загальні правила на підприємстві, а CMR та ТТН підтверджують факт перевезення вантажу, але не замінюють розпорядження роботодавця про направлення конкретної особи у відрядження.

Якщо наказ про відрядження не оформлений, під час перевірки ДПС може не визнати поїздку службовим відрядженням. У такому разі виплачені водієві добові та відшкодовані витрати будуть розцінені як додаткове благо або надміру витрачені кошти. Це призведе до обов’язку утримати з цих сум ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 відповідно до п. 164.5 ПКУ, а також військовий збір за ставкою 5%.

Якщо тривалість рейсу заздалегідь точно визначити неможливо, у первинному наказі зазначається планований строк відрядження з урахуванням можливих затримок на кордоні та митниці. Після повернення водія остаточна кількість днів відрядження та сума добових розраховуються на підставі первинних документів — відміток у закордонному паспорті, дат у CMR/ТТН, чеків тощо.

Якщо через черги на кордоні чи затримки на митниці тривалість поїздки перевищила планований строк, керівник видає наказ про продовження строку відрядження на підставі доповідної записки водія або наданих документів про затримку.

Водночас, якщо перевезення є постійною трудовою функцією водія, підприємство має право зафіксувати у трудовому договорі та локальних актах роз’їзний (пересувний) характер роботи. У такому разі поїздки не оформлюються як відрядження, накази на кожну поїздку не видаються, добові не виплачуються, а замість них водієві виплачується надбавка за роз'їзний характер роботи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!