Оформлення підписів на актах для благодійних організацій та угод

Частково так, у тристоронніх договорах дійсно часто підписуються всі три сторони, але закон прямо вимагає три підписи не завжди: обов’язковість підписів визначається статтею 9 Закону про бухоблік, новими правилами з 01.04.2026 та тим, як саме прописані ролі сторін у договорі.

Обґрунтування

1. Які підписи вимагає Закон про бухоблік для первинних документів Первинний документ має містити підписи осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення, з обох сторін операції, тобто від того, хто надає послугу/передає товар, і від того, хто її/його отримує, згідно з ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV. Для благодійних операцій окремо зазначено, що спрощене оформлення без реквізитів замовника не застосовується до договорів про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу, тому тут стандартна вимога до повноти реквізитів діє в повному обсязі.

2. Нові правила з 01.04.2026 і чому вони не спрощують саме благодійні операції З 01.04.2026 до ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV додано норму, за якою, якщо первинний документ щодо послуг, робіт або оренди містить дату/період надання, відсутність посади, прізвища та підпису замовника не вважається порушенням, за умови письмового договору і відображення операції в обліку в періоді її здійснення, але дія цієї норми не поширюється на договори про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу, що прямо зафіксовано у зміненій ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV. Тому у Вашому випадку як благодійної установи Ви не можете скористатись «одностороннім» спрощенням для актів/первинки щодо благодійної допомоги.

3. Коли у тристоронній угоді потрібні три підписи на акті/видатковій Три підписи доцільні і з погляду реальності операції, і з погляду Закону про бухоблік, коли:

• Платник (Ви) є стороною, яка несе витрати й відображає їх у своєму обліку.
• Отримувач/Бенефіціар є фактичним споживачем товарів чи послуг.
• Виконавець/Постачальник є тим, хто надає послугу/передає товар.
  У такому разі:
• Постачальник підписом підтверджує надання послуг/передачу меблів.
• Отримувач підписом підтверджує фактичне отримання/споживання.
• Платник підписом підтверджує прийняття зобов’язань з оплати і підставу для відображення витрат, що особливо важливо для благодійних внесків.
  Це відповідає вимозі ст. 9 Закону №996-XIV щодо ідентифікації всіх осіб, відповідальних за здійснення та оформлення госпоперації, й мінімізує претензії щодо «нереальності» операції.

4. Коли за тристороннім договором можуть підписувати лише дві сторони Достатньо двох підписів, якщо з тексту договору однозначно випливає, що:

• або Отримувач діє як замовник/покупець, а Платник лише перераховує кошти (тоді акт/видаткова підписуються Постачальником і Отримувачем, а факт фінансування підтверджується платіжними документами між Платником і Постачальником);
• або Платник є єдиним замовником послуг/товарів, а Отримувач не набуває жодних зобов’язань за договором (тоді акт/видаткова підписуються Постачальником і Платником, а факт передачі благодійної допомоги Отримувачу підтверджується окремим актом приймання-передачі благодійної допомоги між Платником і Отримувачем).
  У кожній з цих схем важливо, щоб:
• договором чітко були розподілені ролі «замовника/покупця» і «фактичного отримувача допомоги»;
• для сторони, яка не підписує акт/видаткову, був інший первинний документ, що підтверджує її участь (наприклад, окремий акт передачі благодійної допомоги).

Рекомендація:

Для благодійних операцій за тристоронніми договорами найменш ризиковий варіант — оформляти тристоронній акт/видаткову з підписами Платника, Виконавця/Постачальника і Отримувача, а якщо з якихось причин обираєте модель із двома підписами, обов’язково пропишіть це в договорі й забезпечте окремими первинними документами підтвердження передачі допомоги тій стороні, яка не підписує акт.

У Вашій ситуації безпечніший підхід для бухгалтерського й податкового обліку благодійної допомоги полягає саме в тому, щоб всі три сторони були відображені або в одному акті/накладній, або через комбінацію взаємопов’язаних первинних документів із зрозумілим розподілом ролей.