Як списати кредиторську заборгованість без квитанції про оплату

Найправильніше — оформити авансовий звіт з квитанцією; якщо її немає — заборгованість списується в дохід як така, що не підлягає погашенню.

Якщо працівник оплачував послуги власною карткою, такі витрати можуть бути відшкодовані через авансовий звіт. Для цього працівник має надати підтвердний документ (квитанцію), після чого оформлюється звіт і закривається заборгованість. Без підтвердного документа підстав для відшкодування немає.

У бухгалтерському обліку витрати визнаються на підставі первинних документів відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. Акт від Prom.ua підтверджує факт отримання послуг, тому витрати відображені правомірно, але питання залишається у розрахунках.

Якщо квитанцію отримати неможливо і підприємство фактично не має зобов’язання перед працівником (бо він не вимагає компенсацію), тоді кредиторська заборгованість перед постачальником підлягає списанню. Відповідно до НП(С)БО 11 «Зобов’язання» (п. 5), якщо зобов’язання не підлягає погашенню, його сума включається до доходу звітного періоду.

У такому випадку оформлюється інвентаризація розрахунків, за можливості акт звірки з Prom.ua, наказ керівника та бухгалтерська довідка.

Списання заборгованості:
Дт 631 (або 685) – Кт 717

Якщо раніше було відображено податковий кредит з ПДВ, потрібно нарахувати податкові зобов’язання згідно з п. 198.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text:
Дт 949 – Кт 641

Також можливий варіант, якщо працівник надасть квитанцію, але відмовиться від компенсації. У такому разі заборгованість перед працівником припиняється шляхом прощення боргу відповідно до ст. 605 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, і сума визнається доходом підприємства:
Дт 372 – Кт 717

Отже, без квитанції єдиний коректний варіант — списання кредиторської заборгованості в дохід із належним документальним оформленням.

Раді допомогти, звертайтесь ще!