Як правильно оформити акт виконаних робіт без підписанта

Можете отримати від нерезидента новий екземпляр акта з поточним підписантом і позначкою «дублікат» або аналогічною, головне щоб документ містив усі обов’язкові реквізити первинного документа та підтверджував ту саму операцію. Сам скан старого акта без оригіналу є лише копією і не забезпечує належного документального захисту при перевірці.

Обґрунтування

Скан попереднього акта без оригіналу розглядається лише як копія. Для бухгалтерського та податкового обліку потрібен первинний документ, оформлений з обов’язковими реквізитами і в належній формі, а не просто його зображення. Такий підхід випливає із загальної вимоги вести облік на підставі первинних документів, а не їхніх копій для цілей оподаткування п. 44.1 Податкового кодексу України.

Оптимальне рішення — отримати від контрагента дублікат акта, підписаний чинною уповноваженою особою. Дублікати документів використовують саме у випадку втрати оригіналу, при цьому важливо, щоб у документі була позначка про те, що це дублікат, і щоб він повністю відтворював зміст первинної операції. Для податкової важливий факт реальної господарської операції та наявність належно оформленого первинного документа, а не тотожність підписанта з історичним.

Альтернатива — переоформити документи в електронній формі з КЕП обох сторін. У такому разі електронний акт із кваліфікованими електронними підписами буде вважатися оригіналом і замінить втрачений паперовий документ за тією ж операцією, а скан старого акта можна зберігати як допоміжний доказ.

Якщо отримати новий підписаний документ неможливо, зберігати лише скан — високий ризик. За відсутності оригіналів при перевірці контролюючий орган може вважати, що первинні документи були відсутні, що загрожує невизнанням витрат та податкового кредиту і застосуванням штрафів за неналежне зберігання документів ст. 121 Податкового кодексу України. Підсумовуючи, безпечний варіант — мати новий «дублікат» або електронний акт, а скан старого акта залишати лише як додатковий доказ.