Облік харчування для будівельників у благодійній організації: нюанси

Обіди будівельникам дозволено організовувати, продукти можна купувати як безготівково, так і за готівку, обліковувати як запаси й списувати на витрати благодійної діяльності, а от податкове трактування як «додаткового блага» залежить від того, чи можна персоніфікувати, хто й скільки саме з’їв.

Обґрунтування

1. Як купувати продукти харчування
БО може купувати продукти як безготівково (з поточного рахунку), так і за готівку через підзвітну особу.
Якщо використовуєте готівку, її потрібно оприбуткувати в касі БО та вести касові ордери й касову книгу за правилами Положення НБУ про ведення касових операцій. Приймання і видача готівки оформлюються прибутковими та видатковими касовими ордерами за формами, наведеними у додаток 2 до Положення №148, додаток 3 до Положення №148.

2. Облік готівки в БО
Готівка, отримана в касу (у тому числі з банківського рахунку), має бути оприбуткована в день одержання прибутковим касовим ордером і записом у касовій книзі за формою 2 до Положення НБУ про касові операції. Це прямо вимагає форма 2 до Положення №148.

3. Бухгалтерський облік продуктів і обідів
Для БО продукти харчування є запасами. Типовий підхід:

• оприбуткувати придбані продукти як запаси (субрахунок 201/209 або інший, передбачений вашою обліковою політикою);
• при використанні для приготування обідів списувати їх на витрати благодійної діяльності або адміністративні / інші операційні витрати залежно від затвердженої облікової політики.

Зручно оформляти:

• наказ / положення про організацію харчування будівельників;
• накладні / акти на отримання продуктів;
• акт на списання продуктів (разом із короткою «меню-вимогою» чи відомістю використання на обіди).

4. Чи є обіди додатковим благом будівельників
Тут ключове питання – хто такі будівельники й як організоване харчування.

За поточною позицією ДПС, навіть при форматі «фуршет / шведський стіл», коли роботодавець годує своїх працівників, вартість харчування розглядають як оподатковуваний дохід працівника (інший дохід за пп. 164.2.20 ПКУ, із застосуванням ставок ПДФО за ст. 167 ПКУ та військового збору за пп. 1.3 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ), і вимагають персоніфікованого обліку доходу.

Якщо будівельники не є вашими працівниками, а працівниками сторонньої організації, податковий ризик для БО як податкового агента менший, але фіскально можна трактувати обіди як безоплатно надані послуги фізособам. Тут доцільно:

• максимально не персоніфікувати харчування (не вести поіменних списків, організовувати за типом спільного столу для всіх, хто виконує роботи на об’єкті);
• оформити це як елемент забезпечення умов виконання робіт / благодійної діяльності (по наказу, кошторису, актам списання), а не як персональні «подарунки» окремим особам.

5. Податки з боку БО

1. ПДФО, ВЗ, ЄСВ:

• якщо годуєте своїх найманих працівників і можна ідентифікувати дохід, податківці однозначно наполягатимуть на нарахуванні ПДФО 18% і ВЗ 5% як на додатковому благу / іншому доході, а також ЄСВ як на виплату в негрошовій формі;
• щодо працівників підрядника – формальним податковим агентом за їхніми доходами є їх роботодавець; однак, щоб не підставлятися, краще в документах не деталізувати, що це «харчування конкретних фізосіб», а описувати як витрати на забезпечення процесу виконання робіт.

2. ПДВ:

• якщо БО – неплатник ПДВ, то податкового кредиту й зобов’язань немає, суми ПДВ у чеку входять до вартості продуктів і списуються на витрати;
• якщо БО – платник ПДВ, то вхідний ПДВ за продуктами можна відносити до податкового кредиту, але безоплатне харчування фізосіб ДПС часто розглядає як постачання товарів/послуг і вимагає нарахувати ПДВ-зобов’язання за мінімальною базою (ціна придбання за п. 188.1 ПКУ).

У підсумку:

• закупівля продуктів для обідів будівельникам у БО допустима і за безготівку, і за готівку, за умови касової дисципліни;
• у бухобліку це запаси, які списуються на витрати благодійної діяльності за актами;
• ризик визнання «додаткового блага» найвищий, якщо йдеться про найманих працівників БО та персоніфіковане харчування, і значно менший, якщо це сторонні підрядники і відсутня персоніфікація споживання.

Якщо потрібно, можу окремо навести короткий набір проводок саме для вашого варіанту (БО – платник / неплатник ПДВ, будівельники – підрядник чи штат).