Як ФОПу нарахувати лікарняні при проблемах зі звітністю

Поки е-лікарняні не сформовані і працівниці «не бачаться» в Реєстрі, у ФОП немає ні технічної можливості, ні обов’язку нараховувати та оплачувати декретні зараз, а реальне рішення з’явиться лише після подання квартальної об’єднаної звітності та оновлення даних у ПФУ. Подавати довідкові чи додаткові місячні розрахунки наразі законодавство не дозволяє, тож діяти доводиться в межах існуючого «вакууму».

Обґрунтування

1. Чому ПФУ «не бачить» працівниць і не формує е‑лікарняні.
Механізм формування е‑лікарняних спирається на дані Реєстру застрахованих осіб, які підтягуються з об’єднаної звітності. Після переходу ФОПів на квартальну подачу розрахунку програмне забезпечення ПФУ фактично продовжує орієнтуватися на щомісячну логіку і при відсутності звітності більше ніж місяць автоматично «бачить» відсутність трудових відносин. Через це лікарю надходить відповідь, що особа не перебуває у трудових відносинах, і е‑лікарняний не створюється на основі медичного висновку.

2. Чому не можна «підстрахуватися» довідковими чи місячними звітами.
Чинні норми не передбачають довідкової об’єднаної звітності для ФОП при квартальному періоді. Експертні роз’яснення прямо вказують, що подати «довідковий» об’єднаний розрахунок технічно і юридично неможливо, а новий квартальний бланк лише на етапі проєкту, тож і форма, і тип «довідковий» відсутні. Аналогічно зазначається, що подача окремих місячних звітів ФОПами після переходу на квартальний період суперечить новому порядку і не є нормативно врегульованим способом «засвітити» трудові відносини. Навіть там, де податківці тимчасово дозволяли місячну форму (за 1 квартал 2026 року), це було разове рішення, яке не продовжується автоматично на наступні місяці.

3. Чому у ФОП зараз немає обов’язку нарахувати декретні в червні.
Оплата лікарняних і декретних для ФОП-роботодавця прив’язана до наявності сформованого е‑лікарняного (або паперового листка непрацездатності). Поки е‑лікарняний не сформований з технічних причин і є лише медичний висновок, обов’язок роботодавця нарахувати допомогу де-юре не виникає. Консультації фахівців прямо вказують: доки листок непрацездатності не отримав статус «готовий до сплати» і не відображений у кабінеті страхувальника, у ФОП немає підстав для нарахування. Це стосується і декретних, оскільки процедура така сама, тільки інший вид страхового випадку.

4. Що реально можна зробити зараз.
На сьогоднішній момент законодавчо закріпленого «обхідного шляху» не існує. Практичний підхід, який рекомендують фахівці та ПФУ в подібних ситуаціях, виглядає так:

1. чекати появи форми і строку подання квартальної об’єднаної звітності,
2. після її подання дані про трудові відносини потрапляють до Реєстру застрахованих осіб,
3. працівниці звертаються до лікаря з проханням повторно передати або «оновити» вже створені медичні висновки,
4. після цього мають сформуватися електронні листки непрацездатності, які й можна буде розглянути, нарахувати та оплатити.

Тобто нарахування і виплату доведеться фактично «зсунути» у часі, коли система нарешті побачить працівниць.

5. Чи варто зараз подавати місячні звіти «на свій страх і ризик».
Окремі матеріали описують, що податківці тимчасово дозволяли ФОПам подавати місячну об’єднану звітність, щоб прискорити формування е‑лікарняних, однак наголошують, що це рішення було обмежене саме першим кварталом 2026 року і пов’язане з відсутністю нової квартальної форми. Далі офіційна позиція змінилася: ФОПи мають звітувати виключно поквартально, а подача додаткових місячних розрахунків за наступні місяці розглядається як така, що не відповідає новому порядку. Отже, зараз подання місячних Розрахунків може не лише не допомогти із лікарняними, а й створити правову невизначеність щодо коректності звітування.

6. Ризики для строків розгляду декретних і як їх мінімізувати.
Формально закон встановлює строки для прийняття рішення комісією або уповноваженою особою після надходження листка непрацездатності, а не від дати медичного висновку. Оскільки е‑лікарняний ще не сформований, відлік цих строків реально не почався. Щоб знизити ризик претензій, доцільно:
– зафіксувати ситуацію листом до ПФУ (через кабінет, поштою або особисто) з описом проблеми, посиланням на відсутність квартальної форми та проханням надати письмові роз’яснення;
– зберегти копії медичних висновків, скриншоти з кабінету ПФУ та відповідей гарячої лінії, щоб у разі перевірки довести, що затримка зумовлена виключно технічними і нормативними збоями, а не бездіяльністю ФОП.

7. Щодо паперових листків непрацездатності як запасного варіанта.
Чинні правила дозволяють видачу паперових лікарняних лише у виключних випадках, зокрема при збоях у взаємодії реєстрів або технічних проблемах, які унеможливлюють формування е‑лікарняного протягом визначеного строку. Водночас відсутність даних про трудові відносини в реєстрі прямо не включена до такого переліку, тому лікар формально не має права просто «замінити» е‑лікарняний паперовим через те, що ПФУ не бачить працівниць. На практиці деякі медзаклади все ж погоджуються видати паперовий листок за рішенням ЛКК, але цей шлях не гарантований і залежить від позиції лікаря та закладу.

Підсумок: зараз ФОП об’єктивно обмежений технічно й нормативно, тому до появи і подання квартальної звітності можна лише зафіксувати ситуацію документально, чекати оновлення даних у ПФУ та після формування е‑лікарняних нарахувати й оплатити декретні «заднім числом» у межах страхового випадку.