Оптимізація обліку: питання щодо документів на паливно-мастильні матеріали

Лімітно-забірна картка на видачу ПММ не є обов'язковим первинним документом. Підприємство має право самостійно визначити документообіг щодо відпуску пального та застосовувати власні форми первинних документів за умови, що вони містять усі обов'язкові реквізити. Обліковий лист (картка) тракториста-машиніста може бути підставою для списання пального, якщо він містить необхідні первинні реквізити та фіксує фактичне використання пального під час виконання робіт.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV первинні документи можуть бути складені за самостійно розробленою підприємством формою за умови наявності обов'язкових реквізитів. Аналогічне право передбачене п. 2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.

Тому чинне законодавство не встановлює обов'язку застосовувати саме лімітно-забірну картку для відпуску пально-мастильних матеріалів. Таку картку підприємство може використовувати за власним рішенням як елемент внутрішнього контролю за видачею ПММ, але може замінити її іншим первинним документом (відомістю видачі пального, вимогою-накладною, журналом видачі, роздавальною відомістю чи власною формою), затвердженим наказом про організацію бухгалтерського обліку та документообігу. Водночас порядок відпуску та обліку нафтопродуктів підприємство повинно організувати з урахуванням вимог Інструкції, затвердженої наказом Мінпаливенерго, Мінекономіки, Мінтрансзв'язку та Держспоживстандарту від 20.05.2008 № 281/171/578/155.

Щодо облікового листа (картки) тракториста-машиніста, то саме він підтверджує фактичне виконання робіт технікою, кількість відпрацьованих машино-годин (або виконаних гектарів), залишки пального на початок і кінець зміни, отримане та фактично використане пальне. За наявності всіх обов'язкових реквізитів первинного документа такий документ є належною підставою для відображення господарської операції в бухгалтерському обліку (ст. 9 Закону № 996-XIV).

На практиці підприємства застосовують один із двох варіантів:

списують пальне безпосередньо на підставі облікових листів (карток) трактористів-машиністів;
або складають наприкінці місяця (декади) зведений акт списання пального, який узагальнює дані всіх облікових листів.
Обидва варіанти не суперечать законодавству за умови, що порядок документування та списання пального визначений наказом про облікову політику (організацію бухгалтерського обліку), а первинні документи містять усі обов'язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону № 996-XIV.

Отже, для оптимізації документообігу підприємство може відмовитися від застосування лімітно-забірних карток і здійснювати видачу пального за іншим первинним документом, а списання проводити на підставі облікових листів (карток) трактористів-машиністів або складеного на їх основі зведеного акта списання пального. Це відповідає вимогам законодавства за умови належного оформлення первинних документів та закріплення такого порядку внутрішнім розпорядчим документом підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!