Правила розробки форми документа для списання пального підприємством

Так, підприємство має право самостійно розробити та застосовувати власну форму первинного документа для обліку роботи транспортних засобів і списання пального, якщо вона містить усі обов’язкові реквізити первинного документа.

Типові форми подорожніх листів (форма № 3 для легкових автомобілів та форма № 2-ТН для вантажних автомобілів) скасовані. Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та п. 2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 підприємства можуть використовувати самостійно розроблені форми первинних документів (наприклад, «Подорожній лист», «Маршрутний лист», «Звіт про роботу транспортного засобу»), за умови їх затвердження внутрішнім наказом та наявності всіх обов’язкових реквізитів.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та п. 2.3 Положення № 88 такий первинний документ повинен містити назву документа (форми), дату складання та порядковий номер, найменування суб’єкта господарювання, від імені якого його оформлено, зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції (у натуральному та вартісному вираженні), посади, прізвища та підписи осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення, а також особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати учасників господарської операції.

З урахуванням особливостей обліку паливно-мастильних матеріалів документ повинен також містити марку, модель і державний реєстраційний номер транспортного засобу, показники одометра (спідометра) або лічильника мотогодин на початок і кінець роботи, залишок пального в баку на початок періоду, кількість отриманого пального із зазначенням номерів і дат чеків або накладних, фактичну витрату пального, залишок у баку на кінець періоду та формулу розрахунку: «Фактична витрата = Залишок на початок + Заправлено − Залишок на кінець».

Сам по собі акт списання пального не підтверджує зв’язок використання пального з господарською діяльністю, а лише відображає його обсяг. За відсутності документального підтвердження фактичного використання пального для господарських потреб його вартість податкові органи розцінюють як додаткове благо працівника з нарахуванням ПДФО 18 % і військового збору 5 % відповідно до пп. «а», «г» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 для ПДФО згідно з п. 164.5 ПКУ, а також компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ відповідно до пп. «г» п. 198.5 ПКУ.

Для підтвердження реальності витрат пального та права на їх відображення в обліку підприємство повинно мати повний комплект документів.

До внутрішніх розпорядчих документів належать наказ про використання транспортних засобів, яким визначаються введення автомобілів в експлуатацію, перелік осіб, допущених до керування, і заборона використання службового транспорту в особистих цілях; наказ про затвердження графіка документообігу та форм первинних документів, який закріплює власну форму подорожнього (маршрутного) листа та періодичність його складання (щоденно або накопичувально за тиждень чи місяць із поденною деталізацією); наказ про затвердження норм витрат пального, розроблених на підставі Методичних рекомендацій ДП «ДержавтотрансНДІпроект» від 17.11.2023, технічної документації виробника або акта контрольних замірів витрат пального, проведених комісією підприємства.

Документами, що підтверджують придбання та оприбуткування пального, є фіскальні чеки РРО при придбанні пального за готівку або платіжними картками, видаткові накладні чи акти приймання-передачі постачальника при безготівковому придбанні, звіти або реєстри емітента паливних карток із зазначенням номера картки, дати, часу, адреси АЗС, марки пального та обсягу заправки, а також податкові накладні, зареєстровані в ЄРПН.

Для підтвердження фактичної роботи транспортного засобу використовуються подорожні (маршрутні) листи або звіти водія із зазначенням конкретного маршруту (а не загальних формулювань на кшталт «поїздки по місту»), службової мети поїздки, щоденних показників спідометра та підписів відповідальних осіб. За можливості вони доповнюються підписами механіка і медичного працівника. При вантажних перевезеннях обов’язковими є товарно-транспортні накладні відповідно до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу № 363 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98, оскільки саме вони підтверджують фактичне переміщення товарно-матеріальних цінностей і відповідність маршруту. За наявності систем GPS-моніторингу роздруківки маршрутів також підтверджують кілометраж, маршрут руху та відсутність нецільового використання транспортного засобу.

Списання пального в бухгалтерському обліку оформлюється актом на списання пального, який складається комісією окремо щодо кожного транспортного засобу. В акті порівнюються фактичні витрати пального з нормативними, визначеними виходячи з фактичного пробігу. Якщо виявлено понаднормову витрату, до акта додаються пояснювальна записка водія та висновок керівника. За наявності обґрунтованих причин, пов’язаних із дорожніми умовами або технічним станом транспортного засобу, така перевитрата списується на господарські витрати. Якщо обґрунтування відсутнє, її відшкодовує винна особа або вона визнається її додатковим благом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!