Важливість кілометражу та документів у вантажних перевезеннях підприємства

Так, зазначення маршруту та кілометражу в шляховому листі вантажного автомобіля є важливим, а реєстру ТТН разом із наказом про поїздки недостатньо для підтвердження витрат пального.

Попри те, що типові форми подорожніх листів скасовано, підприємство повинно затвердити власну форму первинного документа для обліку роботи автотранспорту відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Фіксація маршруту із зазначенням пункту відправлення та пункту призначення, а також кілометражу є необхідною, оскільки первинний документ повинен відображати зміст і обсяг господарської операції. Якщо документ містить лише загальний пробіг за певний період без деталізації маршрутів і дат, це може викликати запитання під час податкової перевірки.

Крім того, зазначення маршруту та показників спідометра підтверджує використання транспортного засобу саме в господарській діяльності. За відсутності таких даних контролюючий орган може розцінити використане пальне як додаткове благо працівника із нарахуванням ПДФО 18 % та військового збору 5 % відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Для визначення фактичної та нормативної витрати пального також необхідні показники пробігу, дані спідометра на початок і кінець рейсу або зміни, залишок пального в баку та обсяг заправок.

Реєстр ТТН і наказ про поїздки виконують інші функції та не можуть замінити первинний документ з обліку роботи автомобіля. Відповідно до ст. 1 Закону України «Про автомобільний транспорт» https://zakon.rada.gov.ua/go/2344-14 та Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу № 363 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0128-98, товарно-транспортна накладна підтверджує перевезення товарно-матеріальних цінностей, є підставою для їх обліку та розрахунків за перевезення, але не є документом для списання пального.

Наказ про поїздки підтверджує виробничу необхідність виконання рейсів, а реєстр ТТН лише систематизує перевізні документи. При цьому вони не містять показників спідометра при виїзді та поверненні, залишків пального на початок і кінець рейсу, інформації про фактичні заправки, а також розрахунку нормативної витрати й визначення економії або перевитрати пального.

Відповідно до п. 44.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text облік витрат ведеться виключно на підставі належним чином оформлених первинних документів. Якщо списання пального здійснюватиметься лише за наказом та реєстром ТТН без подорожнього (маршрутного) листа або іншого аналогічного первинного документа та акта списання, виникає ризик невизнання витрат на паливно-мастильні матеріали й амортизацію транспортного засобу, а для платників ПДВ — ризик втрати або коригування податкового кредиту через відсутність підтвердження використання пального в господарській діяльності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!