Правила використання картки ФОП для міжнародних розрахунків найманими працівниками

Добрий день ФОП 3 гр спрощена система здійснює міжнародні транспортні перевезення за кордон,чи має право найманий працівник розраховуватися картою,яка привязана до рахунку ФОП за кордоном ( АЗС.магазини ,супермакити).Всі операціі відображені у банківській виписці. Підкажіть чи правильно ?

АІ-Консультант

Відповідь сформована штучним інтелектом та може містити неточності. Для підтвердження інформації дочекайтесь відповіді експерта.

ФОП може дозволити працівнику розраховуватися підприємницькою карткою за кордоном за паливо й інші госпвитрати, якщо ці витрати підтверджені документально і податки з підприємницького доходу сплачуються належним чином. Важливо правильно організувати облік і підтвердні документи, а не обов’язково попередньо перекидати кошти на особисту картку працівника.

Обґрунтування

Кошти на рахунку ФОП належать самій фізичній особі як власнику майна, а не окремій «юрособі». Після сплати податків ФОП може вільно використовувати підприємницькі кошти, у тому числі через картку, прив’язану до рахунку ФОП, у тому числі для розрахунків за кордоном.

Податкова служба підтверджує, що ФОП має право користуватися коштами з підприємницького рахунку, зокрема карткою, за умови сплати всіх податків і зборів, а пряма заборона на такі розрахунки відсутня. В окремих роз’ясненнях ДПС лише рекомендує для особистих потреб спочатку перераховувати кошти з рахунку ФОП на особисту картку, але це рекомендація, а не імперативна норма.

Той факт, що розрахунки за пальне, стоянки, дорожні збори, покупки в магазинах здійснює найманий працівник карткою ФОП, не робить операції «неправильними», якщо: є первинні документи (чеки, інвойси, квитанції), які підтверджують господарський характер витрат; усі списання з картки відображені у банківській виписці; у ФОП є внутрішні документи/маршрутні листи, що пов’язують ці витрати з міжнародними перевезеннями.

Для відряджених працівників слід врегулювати порядок звітування. Якщо працівник розраховується корпоративною (підприємницькою) карткою у безготівковій формі і не отримує готівку понад суму добових, авансовий звіт може не складатися, але підприємцю все одно потрібні підтверджувальні документи для обліку витрат.

Ризики виникають, якщо з картки ФОП оплачуються суто особисті витрати працівника або витрати, які неможливо підтвердити як пов’язані з госпдіяльністю. Тоді контролюючі органи можуть розцінювати такі платежі як дохід фізособи або як негосподарські витрати ФОП, з податковими наслідками.

Підсумовуючи, сама схема розрахунків працівника карткою ФОП за кордоном є допустимою, але потребує належного документального підтвердження та чіткого розмежування господарських і особистих витрат.

ІК

Ірина, консультант

експерт

04.07.2026 | 23:11

Очікує відповідь

Так, ваш найманий працівник (наприклад, водій, який здійснює міжнародне перевезення) має право розраховуватися за кордоном платіжною карткою, що прив'язана до підприємницького рахунку ФОП.

Платіжна картка, випущена до підприємницького рахунку ФОП (корпоративна або бізнес-картка), є інструментом доступу до коштів суб'єкта господарювання. Згідно з Положення про заходи захисту та визначення порядку здійснення окремих операцій в іноземній валюті, затверджене постановою Правління НБУ від 02.01.2019 №5, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0005500-19#n12 та загальними нормами валютного регулювання, бізнесові платіжні інструменти за кордоном дозволено використовувати виключно для:

оплати витрат на відрядження працівників (сюди входить заправка пального на АЗС, оплата доріг, проживання в готелі тощо);
розрахунків, пов'язаних із господарськими потребами (придбання дрібних ТМЦ для забезпечення роботи транспорту).

https://7eminar.ua/news/13789-korporativna-platizna-kartka-na-pidprijemstvi

Оплата на АЗС та дорожніх зборів: Абсолютно законно, оскільки безпосередньо пов'язано з виконанням службового завдання (міжнародного перевезення).

Оплата у магазинах та супермаркетах:Якщо працівник купує товари для особистих потреб (харчування, одяг тощо), здійснювати оплату бізнес-карткою ФОП категорично заборонено. Для фінансування харчування працівника у відрядженні йому мають виплачуватися добові (готівкою або переказом на його особисту картку).
Пряма оплата особистих потреб працівника з картки ФОП класифікується ДПС як надання додаткового блага фізичній особі. Це зобов'язує вас як податкового агента утримати з цієї суми ПДФО за ставкою 18% та військовий збір за ставкою 5%, а також відобразити виплату у щомісячному Податковому розрахунку (додаток 4ДФ).

Сама лише банківська виписка підтверджує виключно факт списання коштів з рахунку, але не підтверджує цільовий господарський характер витрат.
Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний надати оригінали первинних документів:

фіскальні чеки з АЗС та магазинів (де зазначається перелік придбаного пального/ТМЦ);
інвойси або квитанції терміналів.

Згідно з Податковий кодекс України, пп. 170.9.4 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965, якщо працівник розраховувався виключно безготівково бізнес-карткою і немає оподатковуваного доходу (всі витрати підтверджені й мають господарський характер), авансовий звіт можна не складати. Проте передачу оригіналів чеків до бухгалтерії обов'язково слід зафіксувати реєстром підтвердних документів або службовою запискою, щоб підтвердити цільове використання коштів у межах строку, встановленого пп. 170.9.3 ПКУ (протягом місяця, наступного за місяцем завершення відрядження).

Оплачувати пальне, ремонт авто та дорожні збори на АЗС/сервісах за кордоном бізнес-карткою — ПРАВИЛЬНО. Обов'язково збережіть оригінали чеків.
Оплачувати їжу чи особисті речі водія в супермаркетах бізнес-карткою — НЕПРАВИЛЬНО. Видайте працівнику добові кошти на його власну приватну картку.
Оформити наказ про відрядження водія, у якому чітко прописати право використання бізнес-картки для господарських витрат у дорозі (пальне, стоянки, дрібний ремонт).

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2