Виплата заборгованості після звільнення: можливості та рекомендації підприємства

Відповідь АІ правильна. Аналізуючи вашу конкретну ситуацію, хочу додати:

Так, заборгованість за затвердженими авансовими звітами можна виплатити після звільнення: звільнення працівника не припиняє грошового зобов’язання підприємства, але відповідальність за затримку залежить від того, які саме витрати йому відшкодовують.

Якщо борг стосується відрядження — добових, проїзду, проживання, — це трудові правовідносини, оскільки відшкодування таких витрат передбачене статтею 121 Кодексу законів про працю України (КЗпП) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08. За статтею 116 КЗпП усі належні працівникові суми роботодавець повинен виплатити в день звільнення.

Якщо ці суми не виплачені вчасно з вини роботодавця, стаття 117 КЗпП передбачає виплату середнього заробітку за весь час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більш як за 6 місяців. Тому за відсутності коштів на дату звільнення борг потрібно погасити одразу після надходження фінансування, щоб скоротити період затримки та суму потенційного відшкодування. Звільнення від відповідальності можливе лише за умови доведення, що порушення спричинене бойовими діями або форс-мажорними обставинами.

Якщо працівник витратив власні кошти на придбання товарів, робіт чи послуг для підприємства, такі розрахунки належать до цивільно-правових відносин — виконання договору доручення або вчинення дій у чужих інтересах без доручення. Вони не є оплатою праці, а трудове законодавство не визначає строків повернення таких сум.

За відсутності строку відшкодування у внутрішньому положенні підприємства застосовують частину 2 статті 530 Цивільного кодексу України (ЦКУ) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863: працівник як кредитор може вимагати повернення коштів у будь-який час, а підприємство повинно виконати зобов’язання протягом 7 днів від дня пред’явлення вимоги. За відсутності письмової вимоги загальний строк позовної давності тривалістю 3 роки, встановлений статтею 257 ЦКУ, ще не починає спливати: його відлік розпочинається з 8-го дня після пред’явлення такої вимоги. Відповідальність у вигляді середнього заробітку за статтею 117 КЗпП на цю цивільно-правову заборгованість не поширюється.

Коли кошти з’являться, підприємство може перерахувати заборгованість на поточний рахунок колишнього працівника за реквізитами IBAN або виплатити її готівкою через касу за видатковим касовим ордером. ПДФО та військовий збір при поверненні належних йому сум не виникають, оскільки відшкодування понесених витрат не є доходом фізичної особи.

Якщо колишній працівник добровільно погоджується відмовитися від повернення коштів, прощення боргу можна оформити його письмовою заявою або двостороннім актом відповідно до статті 605 ЦКУ. Тоді заборгованість списують до доходу підприємства. ПДФО та військовий збір не нараховують, адже фізична особа доходу не отримує.

Якщо працівник не пред’являє вимоги та не прощає борг, заборгованість продовжують обліковувати на субрахунку 372. Після закінчення строку позовної давності — 3 роки за статтею 257 ЦКУ з урахуванням моменту початку його перебігу — її списують до інших операційних доходів як безнадійну кредиторську заборгованість.

Списання заборгованості в разі прощення боргу колишнім працівником — Дт 372 – Кт 717

Раді допомогти! Якщо виникнуть додаткові запитання — звертайтеся 😊