Дистанційне підписання звітності директором під час відпустки: можливості

Під час відпустки директор не повинен виконувати посадові обов’язки, тому підписувати звітність і платіжні документи своїм КЕП у цей період юридично ризиковано, навіть якщо це прописати в наказі. Безпечний варіант — тимчасово делегувати право підпису іншій особі (наприклад, бухгалтеру) через наказ і Повідомлення до ДПС.

Обґрунтування

Відпустка є формою відпочинку, коли працівник звільняється від виконання роботи за трудовим договором. Це випливає з конституційної гарантії права на відпочинок, де зазначено, що у період відпустки працівник не зобов’язаний виконувати свою роботу. ст. 45 Конституції України

Контролюючі органи традиційно вважають підписання документів під час відпустки неправомірним. ДПС та Держпраці у своїх позиціях виходять з того, що працівник у відпустці не виконує трудові обов’язки, тому підписані ним у цей час документи можуть визнавати недійсними, а факт підписання – доказом роботи у відпустці з відповідними трудовими й податковими наслідками.

Суди переважно визнають, що прямої законодавчої заборони на підписання документів у відпустці немає, однак до цього доводиться йти через тривалі судові спори. Це означає, що формально можливість відстояти такі документи є, але тільки через суд, що створює значні практичні ризики та витрати.

Закріплення «права підпису під час відпустки» у наказі про відпустку не знімає цих ризиків. Наказ роботодавця не може змінити сутність відпустки як періоду невиконання трудових обов’язків і не переконує контролюючі органи, які оцінюють відповідність дій директора трудовому законодавству та реальності операцій.

Безпечний механізм для електронної звітності — делегувати право підпису іншій особі через Повідомлення за формою у вигляді електронного документа. Порядок обміну електронними документами дозволяє надати право підпису іншій посадовій особі шляхом направлення до ДПС Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису за формою згідно з додатком 1 до Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557.

У цьому ж Порядку визначено, що у разі тимчасової відсутності керівника (відпустка, лікарняний тощо) податкову звітність може підписувати особа, якій делеговано повноваження «директора» через Повідомлення. На сформовану звітність у такому разі накладаються КЕП головного бухгалтера та особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор», а також електронна печатка за наявності. п. 3 розд. ІІІ

Отже, щоб уникнути спорів і можливого невизнання звітності чи платежів, доцільно оформити тимчасове покладення обов’язків директора та КЕП для бухгалтера (або іншої особи) й подати Повідомлення до ДПС, а не користуватися КЕП директора під час відпустки. Це мінімізує трудові та податкові ризики і не потребує зміни даних у ЄДР.

Алгоритм дій

1. Оформити покладання обов’язків директора.
   Видати наказ про тимчасове виконання обов’язків директора на бухгалтера на період відпустки директора, із зазначенням дати початку та закінчення і права підпису внутрішніх документів.

2. Надати право підпису зовнішніх документів.
   Якщо бухгалтер підписуватиме договори, акти, банківські документи, доцільно оформити довіреність на підписання таких документів відповідно до вимог статей 244–250 Цивільного кодексу України.

3. Оформити КЕП для бухгалтера (як тимчасового «директора»).
   Отримати для бухгалтера КЕП, який використовуватиметься для підписання звітності та, за потреби, інших електронних документів.

4. Подати Повідомлення до ДПС.
   Через електронний кабінет направити Повідомлення за формою з додатком 1 до Порядку, в якому вказати бухгалтера як особу з типом підпису «Директор», щоб він мав право підписувати й подавати електронну звітність під час відпустки директора.

5. Подавати звітність і здійснювати платежі від імені підприємства через бухгалтера на період відпустки.
   Директор свій КЕП у відпустці не застосовує для робочих дій.

Ризики / нюанси

Якщо все ж директор підписуватиме КЕП у відпустці, слід усвідомлювати ризик невизнання документів, претензій ДПС та Держпраці й потенційної необхідності відстоювати їх дійсність у суді протягом тривалого часу. Тому з практичної точки зору вигідніше один раз налаштувати легальну схему делегування повноважень, ніж потім захищатися від можливих штрафів та спорів.