Оформлення службових витрат на паливо для директорів підприємства

Видати директору паливну картку для заправки його особистого автомобіля без податкових наслідків і ризиків у сфері ліцензування можна лише за умови, що підприємство належним чином оформить користування цим автомобілем за договором оренди або позички. Якщо такого договору немає, використання паливної картки створює ризики визнання вартості пального додатковим благом та кваліфікації передачі пального як його реалізації.

Щоб особистий автомобіль директора використовувався як службовий, необхідно укласти один із цивільно-правових договорів.

Договір оренди (найму) транспортного засобу укладається у письмовій формі та підлягає нотаріальному посвідченню, якщо однією зі сторін є фізична особа, відповідно до ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. Орендна плата оподатковується ПДФО та військовим збором.

Альтернативою є договір позички. Відповідно до ст. 828 Цивільного кодексу України договір позички транспортного засобу укладається у письмовій формі. Для наземних самохідних транспортних засобів нотаріальне посвідчення такого договору не є обов'язковим. За цим договором фізична особа може безоплатно передати автомобіль підприємству у користування.

Після оформлення договору автомобіль використовується як службовий транспорт підприємства. Заправлення такого автомобіля паливною карткою підприємства є використанням пального для власних господарських потреб, а не його реалізацією. Відповідно до пп. 14.1.212 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text операції з використання пального для власного споживання не є реалізацією пального, а паливний бак транспортного засобу не є акцизним складом відповідно до пп. 14.1.6 Податкового кодексу України. Тому отримувати ліцензію на торгівлю пальним або зберігання пального у такій ситуації не потрібно.

Для підтвердження господарського використання автомобіля необхідно оформити наказ про використання орендованого або отриманого у позичку автомобіля в господарській діяльності, закріпити його за директором та затвердити норми витрат пального.

Облік службових поїздок доцільно вести за маршрутними (подорожніми) листами, які підприємство може розробити самостійно. Вони повинні містити всі обов'язкові реквізити первинного документа відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, а також маршрут, показники одометра, пробіг та фактичну витрату пального.

На підставі маршрутних листів складається акт списання пального, після чого його вартість списується на витрати підприємства.

Проведення:

Списано пальне на адміністративні потреби — Дт 92 – Кт 203

або

Списано пальне на витрати на збут — Дт 93 – Кт 203

Якщо ж підприємство видасть директору паливну картку без укладення договору оренди чи позички автомобіля, вартість використаного пального може бути визнана його доходом у вигляді додаткового блага відповідно до пп. «е» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України. При цьому ПДФО 18% нараховується із застосуванням натурального коефіцієнта відповідно до п. 164.5 Податкового кодексу України (1,21951219), а військовий збір 5% утримується у загальному порядку.

Крім того, якщо пальне використовується для заправлення приватного автомобіля, який не оформлений для використання підприємством, виникає обов'язок нарахування компенсуючих податкових зобов'язань з ПДВ відповідно до п. 198.5 Податкового кодексу України.

Також існує ризик, що контролюючий орган розцінить передачу права на заправлення приватного автомобіля паливною карткою підприємства як передачу (реалізацію) пального іншій особі, що без відповідної ліцензії може спричинити застосування санкцій, передбачених Законом України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/3817-20#Text.

Існує ще один законний варіант, який дозволяє уникнути ризиків, пов'язаних із передачею пального.

Альтернативою є оформлення використання особистого автомобіля директора в господарській діяльності підприємства з виплатою йому грошової компенсації за використання власного майна. У такому випадку підприємство не передає директору пальне чи паливну картку, а компенсує понесені ним витрати у грошовій формі. Це мінімізує ризик визнання передачі пального його реалізацією.

Відповідно до ст. 125 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 працівники, які використовують для потреб роботодавця власні інструменти, механізми, обладнання чи інші технічні засоби, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). На практиці цю норму застосовують і при використанні працівником власного автомобіля в інтересах роботодавця за умови належного документального оформлення.

Компенсація виплачується виключно у грошовій формі. Отримавши її, директор самостійно здійснює заправлення власного автомобіля та сплачує вартість пального власними коштами. Підприємство не передає пальне, не видає паливну картку та не бере участі у придбанні пального для приватного транспортного засобу.

Сума такої компенсації включається до оподатковуваного доходу фізичної особи та підлягає оподаткуванню ПДФО і військовим збором відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

При цьому ЄСВ на таку компенсацію не нараховується, оскільки вона не входить до бази нарахування єдиного внеску відповідно до Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок, затвердженого Постановою КМУ № 1170 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1170-2010-%D0%BF#Text.

Для підтвердження господарського характеру витрат доцільно оформити наказ про використання особистого автомобіля директора для службових потреб, визначити порядок розрахунку компенсації та вести маршрутні (подорожні) листи або інші первинні документи, що підтверджують службові поїздки, їх маршрут, пробіг і використання автомобіля саме у господарській діяльності підприємства. Такі документи дозволять обґрунтувати розмір виплаченої компенсації.

Перевагою цього варіанта є те, що підприємство взагалі не передає директору пальне або право на його отримання, а тому відсутній ризик кваліфікації операції як реалізації пального відповідно до пп. 14.1.212 Податкового кодексу України. За належного документального оформлення витрати на виплату компенсації можуть бути віднесені до витрат підприємства як витрати, пов'язані з його господарською діяльністю.

Раді допомогти, звертайтесь ще!