Оформлення відрядження за кордон: документи, облік та добові

Закордонне відрядження директора оформлюється у загальному порядку як службове відрядження за кордон.

Підставою є наказ керівника (або рішення власника/засновника якщо це передаченр статутом)), у якому зазначаються країна відрядження, строк, мета поїздки, маршрут та використання службового автомобіля для проїзду до аеропорту і назад.

Оскільки директор частину маршруту долає службовим автомобілем до аеропорту в Кракові, а далі здійснює авіапереліт до Іспанії, підприємству доцільно також оформити документи щодо використання службового авто: маршрутний лист, подорожній лист або інший внутрішній документ, яким підприємство підтверджує маршрут руху автомобіля, пробіг та використання пального. Поповнення паливної картки у такому випадку є господарськими витратами підприємства за умови документального підтвердження службового маршруту.

Добові за закордонним відрядженням нараховуються за кожний календарний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття з України та день повернення в Україну.

Розрахунок добових здійснюється відповідно до Положення про відрядження, яке діє на підприємстві.

Відповідно до п.16.2 розд. ІІІ Інструкції 59https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n92 добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах затверджених сум:

а) за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та прибуття, - за нормами, що встановлені для держави, до якої відряджено працівника;

б) якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до іноземних держав, або повертаючись з відповідної держави має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

Але норми Інструкції №59 для комерційних підприємств носять рекомендаційний характер. Небюджетні підприємства вправі в такому разі передбачити у внутрішньому положенні про відрядження норми, що на відрізку маршруту по Україні працівнику виплачуються добові як для відряджень по Україні, а після перетину кордону України – як для закордонних відряджень. А можуть і те, що добові за всі дні закордонного відрядження потрібно виплачувати як для закордонних відряджень (у т.ч. за відрізки перебування працівника на території України

Відповідно до п.170.9.4 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 авансовий звіт складається у разі:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 цього пункту, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Тобто якщо за відрядженням не виник оподатковуваний дохід, авансовий звіт можна не подавати. Але надати підтвердні документи щодо витрат, пов'язаних із відрядженням, керівник зобов'язаний.

В бухгалтерському обліку витрати на проїзд та готель списуються на витрати (Дт 92) на підставі наданих квитків та рахунків після повернення. Списання палива проводиться на підставі даних про фактичний пробіг автомобіля (згідно з подорожніми листами або іншими внутрішніми документами контролю).

видача авансу Дт 372 - Кт 311

добові Дт 92 - Кт 372.

Раді допомогти, звертайтесь ще!