Облік списання пального: маршрутні листи, чеки та податкові наслідки

На сьогодні немає затвердженої форми подорожніх (маршрутних) листів.

1. Тому найперше Ви маєте самостійно затвердити форму такого листа, а також визначити періодичність його оформлення (кожного дня, раз в тиждень).

Щодо оформлення такого подорожнього (маршрутного) листа, то найперше він має мати всі реквізити, притамання первинним документам. Тобто це (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155):

назву документа (форми);

дату складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Окрім цього додатково в подорожньому (маршрутному) листі бажано вказувати й додаткові реквізити. Мови про таі як:

дані про водія та автомобіль (марка, модель, державний номер);

маршрут руху та мета такої поїздки;

показання спідометра при виїзді та поверненні.

До речі, якщо буде прийнято рішення оформляти подорожні листи раз на тиждень, то інформацію в ньому доцільно вказувати поденно (тобто в розрізі днів, коли авто виїжджало по робочим питанням).

Більше інформації про оформлення подорожніх (маршрутних) листів можна знайти за посиланням: https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list.

2. Списання пального завжди відбувається по фактичним показникам. Тобто скільки реально використаного пального стільки й списується на витрати.

Як правило, списання пального на витрати відбувається на підставі подорожніх (маршрутних) листів, а також актів на списання пального за звітний період.

На підставі чеків відбувається оприбуткування пального на баланс.

До речі, Вам ще бажано встановити норми використання пального. І слідкувати щодо їх дотримання. Адже зазвичай податкова вважає, що використання пального понаднорми є негоспдіяльним. І тоді постає питання, щодо нарахування компенсуючого ПДВ на вартість понаднормового пального.

Більше інформації про затвердження норм використання пального за посиланням: https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi.

3. Якщо подорожні листи будуть оформлені не коректно, то податкові органи можуть наполягати на нарахування компенсуючого ПДВ на всю вартість використаного палива. Підстава - вони можуть вказувати на негоспдіяльний статус.

Якщо буде списання пального понад норми, то в такому разі теж буде виникати необхідність нарахування компенсуючого ПДВ, звичайно, якщо підприємство не зможе аргументувати таке розходження (тобто, що воно виникло із об'єктивних причин).

Раді допомогти, звертайтесь ще!