Різниця у витратах пального: як вирішити проблему на підприємстві

Для вирішення вашої ситуації необхідно розмежувати фактичне споживання палива та встановлені на підприємстві норми. Паливо списується за фактичними даними подорожніх листів, але в межах норм. Понаднормові витрати («мінуси») потребують документального обґрунтування або оподаткування, а економія («плюси») просто залишається в баку автомобіля та обліковується на балансі.

https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

1. Якщо фактична витрата палива більша за встановлену норму (наприклад, через погані дороги в Україні), у вас є два шляхи:

• Якщо водій надав пояснювальну записку (складні дорожні умови, затори, погодні умови), а комісія підприємства визнала ці причини об’єктивними, перевитрату можна списати на витрати (рахунки 23, 91, 92, 93). У такому разі це вважається використанням у господарській діяльності, і додаткових податків не виникає.
• Якщо обґрунтування недостатнє, перевитрата вважається використанням у негосподарській діяльності:
  ПДВ: Потрібно нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання згідно з Податковим кодексом України, пп. «г» п. 198.5.
  ПДФО та Військовий збір: Якщо вину водія встановлено і він не відшкодовує вартість палива, ця сума стає його «додатковим благом». Нараховується ПДФО 18% (із застосуванням натурального коефіцієнта 1,21951) та військовий збір 5% (без коефіцієнта).

2. Як діяти з «плюсами» (економією) Економія палива — це нормальна ситуація (наприклад, при їзді автобаном).

Ви списуєте лише ту кількість палива, яка була фактично витрачена згідно з показниками спідометра та чеками, але не більше норми.
Різниця (зекономлене пальне) просто залишається в баку автомобіля. В обліку це відображається як залишок на субрахунку 203 «Паливо в баках ТЗ». Жодних «доходів» чи «штрафів» за економію нараховувати не потрібно.

Для того, щоб у податківців не було претензій, у вас має бути повний ланцюжок документів:

Наказ про норми: де прописані ваші 25 л/100 км та всі можливі надбавки.
Подорожній лист: розроблений вами документ, де вказано маршрут, пробіг, залишок палива при виїзді та поверненні. Він має містити всі реквізити згідно із Законом про бухоблік, ст. 9.
Акт списання палива: складається щомісяця на основі даних усіх подорожніх листів. Саме в цьому акті комісія фіксує: «витрачено за нормою — стільки-то, фактично — стільки-то, економія/перевитрата — стільки-то».

Раді допомогти, звертайтесь ще!