Правила формування акту надання послуг для коректного обліку

ФОП має складати акти щомісячно за фактом надання послуг (вересень 2026 – липень 2027), або оформити один підсумковий акт.

Відповідно до Порядку заповнення об’єднаної звітності, затвердженого наказом Мінфіну № 4 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0111-15#Text, податковий агент відображає доходи фізичних осіб (у тому числі ФОП) у додатку 4ДФ за датами нарахування та/або виплати доходу, що підтверджуються первинними документами .

У разі передоплати (лютий 2026 року) у звітності відображається лише виплата доходу (графа 3) без нарахування, оскільки відсутній первинний документ (акт), який підтверджує факт надання послуг.

Нарахування доходу (графа 3а додатка 4ДФ) відбувається виключно на підставі акта наданих послуг, тобто у періоді фактичного надання послуг.

Згідно зі ст. 4 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n83, витрати визнаються за принципом нарахування - у тому періоді, коли послуги фактично отримані, незалежно від дати їх оплати.

У вашій ситуації можливі декілька варіантів документального оформлення:

1. Щомісячні акти: ФОП складає акти щомісячно (останнім днем кожного місяця з вересня 2026 по липень 2027).

Це забезпечує правильне відображення нарахування доходу ФОП у додатку 4ДФ (графа 3а - у відповідних кварталах); коректне включення витрат у ТОВ у відповідних періодах; відсутність податкових ризиків.

2. Один підсумковий акт наприкінці терміну надання послуг + самоакти (альтернативний варіант): Можна оформити один підсумковий акт наприкінці періоду (липень 2027), при цьому послуги фактично споживаються щомісячно.

У такому випадку для дотримання принципу нарахування підприємство щомісячно складає внутрішній первинний документ (самоакт), який підтверджує отримання послуг і є підставою для відображення витрат у відповідному періоді .

Самоакт має статус первинного документа (відповідно до Положення №88) і дозволяє відобразити витрати навіть за відсутності акта від ФОП на момент закриття періоду .

При цьому витрати у ТОВ визнаються щомісячно на підставі самоактів; після отримання остаточного акта від ФОП здійснюється звірка та, за потреби, коригування різниці.

Водночас слід враховувати, що самоакт є тимчасовим документом і не замінює первинний документ від ФОП на постійній основі - такий акт має бути обов’язково отриманий .

Таким чином, цей варіант можливий, але більш складний в адмініструванні; оптимальним і безпечнішим залишається щомісячне оформлення актів від ФОП.

3. Один акт на початку періоду (для абонентських/періодичних послуг). Якщо послуги мають безперервний або абонентський характер (доступ, обслуговування, супровід), ФОП може скласти акт на початку періоду із зазначенням строку надання послуг (вересень 2026 - липень 2027).

У такому випадку: нарахування доходу ФОП у додатку 4ДФ (графа 3а) відображається у періоді складання такого акта; оплата (якщо була раніше) відображається окремо за датою виплати; у бухгалтерському обліку ТОВ сума оплати визнається як витрати майбутніх періодів (рахунок 39) з подальшим щомісячним списанням у витрати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!