Обов'язкова оцифровка трудових книжок до 10 червня 2026 року

До 10 червня 2026 року подати відомості для оцифрування трудових книжок повинні роботодавці або самі особи — залежно від того, у кого знаходиться трудова книжка.

Перехід на електронний облік трудової діяльності запроваджено Законом України від 05.02.2021 №1217-IX, яким внесено зміни до ст. 48 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08. Цим Законом встановлено п’ятирічний перехідний період для включення відсутніх відомостей до Державного реєстру застрахованих осіб, який завершується 10.06.2026.

Обов’язок подання відомостей покладається не на всіх одночасно, а на того, хто фактично володіє трудовою книжкою або документами про стаж.

Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця (це працівники, прийняті до 10.06.2021), саме роботодавець як страхувальник зобов’язаний подати скановані копії та відомості про трудову діяльність до реєстру.

Якщо трудова книжка знаходиться у працівника (наприклад, у ФОПів або після повернення книжки на руки), така особа самостійно подає скан-копії через портал Пенсійного фонду. Це також стосується осіб, які вже не працюють, але мають неоцифрований стаж.

Для фізичних осіб-підприємців та осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність, подання відомостей здійснюється ними самостійно, оскільки вони не мають роботодавця, який би виконував цю функцію.

Таким чином, немає єдиного суб’єкта, на якого покладено обов’язок для всіх випадків — ключове правило полягає в тому, що дані має подати той, у кого є відповідні документи про трудову діяльність, щоб до 10.06.2026 вони були внесені до реєстру.
Наслідки: Якщо дані не будуть оцифровані до вказаної дати, страховий стаж (особливо до 2004 року) доведеться підтверджувати шляхом надання паперової трудової книжки під час особистого візиту до ПФУ при призначенні пенсії, що виключає можливість автоматичного призначення виплат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!