Документи для зміни ставки ЄСВ після призначення пенсії інваліду

Працівнику 19.12.2025 призначено пенсію по інвалідності, дата встановлення інвалідності (3група) - 28.11.2025. Проте працівник повідомив про це лише сьогодні, 30.01.2026. Зарплата за січень 2026 виплачена повністю, ЄСВ нараховано і сплачено на оклад даного працівника в розмірі 22%. Які саме документи має надати працівник, щоб була змога застосовувати ставку ЄСВ 8,41%? І якщо такі документи буде надано до подання об'єднаної звітності за січень, чи можна буде ще перерахувати за січень нарахування і надміру сплачений ЄСВ перенести на лютий?

ІК

Ірина, консультант

експерт

31.01.2026 | 16:07

Очікує відповідь

Пільгова ставка ЄСВ 8,41% застосовується з дати отримання документів роботодавцем.

Відповідно до пп.5 п.2 розд.ІІІ Інструкції №449 від 20.04.2015р https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0508-15#n1257 - підтвердженням встановлення працівнику інвалідності є належним чином засвідчений витяг із рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення інвалідності, отриманий відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 15 листопада 2024 року № 1338 «Деякі питання запровадження оцінювання повсякденного функціонування особи», або копія довідки до акта огляду медико-соціальною експертною комісією про встановлення групи інвалідності, яка видана до 1 січня 2025 року.

Нарахування єдиного внеску в розмірах, визначених в абзацах третьому — п’ятому цього підпункту, здійснюється роботодавцем із дати отримання від працівника документів щодо встановлення інвалідності.

Якщо працівику інвалідність встановлена у 2025 році, то він повинен Вам надати витяг з рішення експертної команди. Такий витяг може бути надано у 2-х формах:

- якщо працівнику на електронну пошту надіслано було витяг у форматі PDF, то він може роздрукувати його і надати Вам такий роздрукований екземпляр рахом із протоколом перевірки ЕЦП.

Відповідно до Закону України від 22.05.2003 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий.

Електронний документ, який надходить на пошту не має підписів та печаток, але має містити код, який дає змогу ідентифікувати печатку та підписи через сервіси Дія або Міністерство цифрової трансформації України

Як це зробити - детально описано у матеріалі https://7eminar.ua/news/9650-vityag-pro-invalidnist-yak-pravilno-oformiti-dlya-buxgalteriyi-ta-otrimati (разом із роз'яснененями МОЗ та посиланнями на сервіси для перевірки)

Корисна стаття https://7eminar.ua/news/11108-elektronnii-vityag-pro-invalidnist-pokrokova-instrukciya-z-perevirki

- ящо у працівника на руках є витяг з мокрою печаткою, це означає, що електронний варіант не оформлявся. А тому роботодавець повинен зберігати у себе саме оригінал витягу із такою печаткою.

Дата отримання документів про підтвердження інвалідності має бути зафіксована, наприклад, у журналі вхідної кореспонденції.

Саме із цієї дати роботодавець має право на застосування пільгової ставки ЄСВ.

Якщо документи надані 30.01.2026р, то до доходу за період 01.01.-29.01 слід застосувати ставку ЄСВ 22%, а за 30.01-31.01 - 8,41%. Аби не розподіляти дохід і не заповнювати окремі рядки розгляньте варіант початку застосування ставки ЄСВ уже з 01.02.2026 року.

Раді допомогти, звертайтесь ще!