У разі тривалих або регулярних заходів доцільніше затвердити один комплексний розпорядчий документ (наказ, положення чи інструкцію), який регламентує порядок проведення заходу, розподілу матеріалів та відповідальність осіб. Це дозволяє уникнути множинних однотипних наказів і водночас забезпечити належне документальне підтвердження цільового використання ресурсів.

Такий узагальнений наказ або положення про захід може містити:

Мету і зміст заходу, посилання на статутну діяльність (п. 133.4.2 ПКУ).
Тривалість, місце проведення або етапність (якщо захід охоплює декілька локацій чи хвиль).
Призначення відповідальної особи за організацію, розподіл матеріалів і звітування.
Порядок видачі та списання матеріалів — наприклад, оформлення накладної-вимоги, накладної на внутрішнє переміщення, акту передачі, а списання — на підставі звіту відповідальної особи, до якого додаються копії актів чи відомостей передачі наборів учасникам.
Підстави для облікових операцій — застосування плану рахунків: вибуття матеріалів, облік у межах витрат на статутну діяльність (Дт 949, Кт 20 або інший залежно від типу активу).

Це приблизний зміст такого докумнету.

Такий документ має статус внутрішнього нормативного акту і повністю відповідає вимогам п. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV щодо оформлення управлінських рішень. Крім того, він полегшує облік, зменшує адміністративне навантаження та служить єдиною підставою для подальших дій.

Отже, для багаторазових або тривалих заходів доцільно оформити єдиний наказ або положення про проведення заходу, а не видавати окремі накази щоразу. Це дозволяє системно, документально та обліково забезпечити правильне списання активів і підтвердження статутного використання коштів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!