Відсутність співробітника: документи, звільнення та компенсація за відпустку

10 грудня 25 р штатний співробітник не вийшов на роботу та зв'язок. При виплаті авансу було оплачено 7 роб днів фактично відпрацьованих за грудень 2025 року. 6 січня 26 р співробітник вийшов на зв'язок. Через месенджер передав 6 січня 2026 року копію форми 5 про мобілізацію з 11 грудня 25 р. Якими документами та як відобразити відсутність співробітника до передачі форми 5, та після отримання вже форми 5? Яким числом звільняти співробітника? Як цю подію відобразити у об'єднаній звітності? Також у працівника має бути компенсація за невикористану відпустку. Чи потрібно її виплачувати та на підставі яких документів? Ніяких заяв наразі не надано і чи буде можливість надати заяви не відомо.

АК

Ангеліна, консультант

експерт

06.01.2026 | 20:22

Очікує відповідь

Розглянемо Ваші питання:

1. До надання підтвердних документів табелюйте його відсутність як неявки з нез'ясованих причин (НЗ). Після надання довідки 5 видайте наказ (зразок наказу Наказ про увільнення від роботи у зв'язку з мобілізацією (підтвердні документи надано не відразу) )
Корисною буде стаття
https://7eminar.ua/news/6499-mobilizuvali-pracivnika-shho-robiti-robotodavcyu

2. Додаток 5 при мобілізації не заповнюється. В додатку 4 ДФ зазначаєте лише заробітну плату до 22 жовтня з кодом «101». В Додатку 1 відображаєте заробітну плату за жотвень, а в графі 14 – 31 день
Так як, в загальному випадку мобілізованих працівників відображаємо тільки в Додатку 1. Згідно роз’яснення ПФУ https://www.pfu.gov.ua/lg/361165-vidobrazhennya-u-zvitnosti-mobilizovanogo-pratsivnyka/ Мобілізованих працівників відображати в додатку Д1 наступним чином:
у графі 8 встановлюється категорія застрахованої особи «1» (якщо такий працівник є особою з інвалідністю, то проставляється код «2»);у графі 10 – місяць;у графі 14 – кількість календарних днів перебування у трудових відносинах;графи 16,17, 20 не заповнюють.графи з 4 до 7, з 21 до 24 – заповнюють у загальному порядку.

3. Звільнити такого працівника з ініціативи роботодавця не можна тільки з ініціативи самого працівника. Згідно ст. 119 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n709 За працівниками, направленими для проходження базової військової служби, призваними на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або прийнятими на військову службу за контрактом, у тому числі шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення зберігаються місце роботи і посада на підприємстві.

4. Згідно ст. 24 Закону про відпустки https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-вр#n258 Працівникам, призваним на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або прийнятим на військову службу за контрактом, за їх бажанням та на підставі заяви виплачується грошова компенсація за всі не використані ними дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Відповідна заява подається не пізніше останнього дня місяця, в якому працівник був увільнений від роботи у зв’язку з призовом на військову службу.

Така компенсація виплачується за бажанням. Однак, так як працівника мобілізовано 11 грудня то крайній строк подачі заяви 31.12.

Раді допомогти, звертайтесь ще!