Організуйте ведення військового обліку військовозобов'язаних, резервістів та призовників відповідно до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF:
1. Видайте наказ про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку, та встановіть за це відповідну доплату (п. 10 Порядку 1487). Зразок наказу за посиланням: Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку з зазначенням заміни на період тимчасової відсутності. Внесіть зміни до посадової інструкції відповідальної особи. Зразки за посиланням: Посадова інструкція інспектора з кадрів
(який є відповідальним за ведення військового обліку), Інструкція відповідального за ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
2. Подайте до ТЦК та СП за місцем реєстрації підприємства у семиденний строк з дня видання наказу повідомлення про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку, згідно з додатком 1 до Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF (таке саме повідомлення подайте про призначення керівника у порядку взаємодії з ТЦК та СП). Зразок повідомлення за посиланням: Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку. У разі звільнення або увільнення зазначених осіб також слід подати повідомлення.
3. Складіть та затвердіть план роботи з військового обліку, графік внутрішнього звіряння списків персонального військового обліку з записами у військово-облікових документах працівників та графік звіряння списків персонального військового обліку з даними відповідних ТЦК та СП. Зразки за посиланням: План роботи з військового обліку на 2025 рік, План роботи з військового обліку на 2026 рік, Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами.
4. Особа, відповідальна за ведення військового обліку, зобов'язана не рідше одного разу на 5 років підвищити кваліфікацію. Щороку до 1 жовтня необхідно визначити потребу у підвищенні кваліфікації.
5. При прийнятті на роботу особи, яка є військовозобов'язаною, резервістом, призовником, перевіряйте військово-обліковий документ, знайомте з Правилами військового обліку під підпис (додаток 2 до Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF) та подавайте у семиденний строк з дня видання наказу повідомлення згідно з додатком 4 до Порядку 1487 до ТЦК та СП, у якому працівник перебуває на обліку https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF. Зразок повідомлення за посиланням: Повідомлення про зміну облікових даних (при прийнятті на роботу), Супровідний лист до повідомлення ТЦК про зміну облікових даних, Супровідний лист до повідомлення ТЦК про зміну облікових даних (при відсутності інформації у ВОД).
6. Правила військового обліку роздрукуйте та розмістіть у місцях загального користування.
7. При зміні облікових даних військовозобов'язаних, резервістів та призовників подавайте щомісячно до 5 числа повідомлення до ТЦК та СП згідно з додатком 4 до Порядку 1487.
8. При звільненні військовозобов'язаних, резервістів та призовників подавайтеу семиденний строк з дня видання наказу повідомлення до ТЦК та СП згідно з додатком 4 до Порядку 1487.
9. Військовий облік на підприємстві ведеться за списками персонального військового обліку згідно з додатком 5 до Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF. Списки формуються щороку до 25 січня станом на 01 січня, підписуються керівником та особою, відповідальною за ведення військового обліку, та разом з відомістю оперативного обліку (додаток 12 до Порядку 1487https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#n466) реєструються у службі діловодства. Списки та відомість ведуться протягом року у паперовій та/або електронній формі. Зразки за посиланням: Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів ((додаток 5) в редакції̈ постанови КМУ від 30.07.2025 №916)), Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024.
10. Ведіть журнал обліку результатів звірянь згідно з додатком 9 до Порядку 1487 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF.
Крім того, на підприємстві мають бути: наказ про призначення особи, яка буде замінювати відповідальну особу на час її відстуності (якщо у наказі про призначення відсутній такий пункт). Порядок 1487 такої вимоги не містить, але ТЦК та СП вимагають наявність такого наказу; наказ про призначення особи, уповноваженої вручати повістки, та службове посвідчення такої особи (п. 31, 32 Порядку 560); наказ про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік (видається кожного року до 01 лютого, п. 72 Порядку 1487); блокнот з розписками про прийом на зберігання військово-облікових документів (додаток 7 до Порядку 1487); копії військово-облікових документів призовників, військовозобов'язаних та резервістів (п. 37, 38 Порядку 1487); справа з листуванням з ТЦК та СП та стенд, на якому розміщено правила військового обліку та витяги з законодавчих актів.
Корисними будуть статті за посиланням: https://7eminar.ua/news/1818-putivnik-z-viiskovogo-obliku (у наведеному переліку документів неактуальним є список громадян, які підлягають взяттю на військовий облік, оскільки його надання скасовано на підставі постанови КМУ від 30.07.2025 № 916); https://7eminar.ua/news/14726-viiskovii-oblik-ricnii-audit-dlya-pidprijemstva-do-1-sicnya, https://7eminar.ua/news/8156-viiskovii-oblik-specvipusk-vid-redakciyi-7eminarua.

Раді допомогти, звертайтесь ще!