Чи потрібно друкувати видаткову накладну для власного архіву

Ні, якщо електронна видаткова накладна підписана кваліфікованими електронними підписами обох сторін, вона має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ, і не потребує додаткового роздруковування. Зберігати її слід в електронному вигляді.

Вимоги до зберігання електронних документів встановлені Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.

Основні умови такі:

Термін зберігання. Строк зберігання електронних документів має бути не меншим, ніж строк, встановлений законодавством для відповідних паперових документів (ст. 13 Закону № 851-IV). Для первинних документів, як-от видаткова накладна, цей строк становить 1095 днів з дня подання відповідної звітності, для складення якої вони використовувалися.
Форма та цілісність. Документи потрібно зберігати на електронних носіях у формі, що дозволяє перевірити їх цілісність. Це означає, що документ має зберігатися разом з усіма накладеними на нього кваліфікованими електронними підписами (КЕП) (ст. 13 Закону № 851-IV).
Обов'язкові вимоги. Під час зберігання електронних документів необхідно дотримуватися таких вимог (ст. 13 Закону № 851-IV):

Інформація в документах має бути доступною для її подальшого використання.
Має бути забезпечена можливість відновлення документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний.
Повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення документа, а також дату і час його відправлення чи одержання (метадані).
Практичні аспекти:

Резервне копіювання. Якщо є ризик, що електронний носій не зможе зберігати інформацію протягом усього встановленого строку, необхідно вживати заходів щодо дублювання документів на кількох носіях та їх періодичного копіювання (ст. 13 Закону № 851-IV).
Паперова копія. Створення паперової копії для зберігання є винятковим заходом і потрібне лише тоді, коли неможливо забезпечити належне зберігання документа в електронному вигляді протягом усього встановленого строку (ст. 13 Закону № 851-IV).
Надання для перевірки. Під час перевірок контролюючими органами ви маєте надати доступ до таких документів. Це можна зробити, продемонструвавши їх на екрані комп'ютера або, на вимогу інспектора, роздрукувавши паперові копії, засвідчені в установленому порядку (ст. 7 Закону № 851-IV).

Раді допомогти, звертайтесь ще!