Документи для підтвердження поїздок у господарській діяльності компанії

Акт виконаних робіт на загальну суму від служби таксі (наприклад, "Уклон") підтверджує факт надання послуг, але не обґрунтовує зв'язок кожної окремої поїздки з господарською діяльністю. Щоб уникнути податкових ризиків і довести господарський характер витрат, підприємство повинне оформлювати внутрішні первинні документи.

Якщо їде працівник у службових справах
Доцільно оформлювати:

службове завдання (із зазначенням мети, дати, маршруту, ПІБ працівника),
звіт про поїздку або інший довільний документ, яким працівник підтвердить факт виконання завдання (наприклад, з підписом відповідальної особи або копіями переданих документів).
Подорожній або маршрутний лист у цьому випадку не є обов’язковим, бо він стосується використання транспорту, а не обліку роботи працівника. За бажанням підприємство може ввести спеціальний порядок - Положення про порядок використання службового таксі, де будуть прописані правила замовлення, мети поїздок та порядок їх документального оформлення.

Якщо перевозиться вантаж або документи

Для матеріальних цінностей (товарів, обладнання, зразків, тощо) оформлюйте товарно-транспортну накладну (ТТН) — це єдиний юридично визнаний документ для обліку перевезень стороннім транспортом (гл. 1 Правил № 363, ст. 909 ЦКУ).
Якщо таксі використовується для внутрішнього переміщення між складами — ТТН також бажана, попри те, що допускається використання накладної на внутрішнє переміщення.
Якщо перевозяться лише документи (пошта), ТТН не потрібна. У такому випадку досить службового завдання на поїздку та, за можливості, акта приймання-передачі документів або запису в журналі реєстрації кореспонденції.

Раді допомогти, звертайтесь ще!