Розрахунок невикористаної відпустки при звільненні працівника: алгоритм дій

Крок 1. Визначення кількості днів невикористаної відпустки

Визначити період, за який працівник має право на відпустку

Це період з дати прийняття на роботу (або з початку нового робочого року) до дати звільнення.
У разі неповного року — кількість днів щорічної відпустки нараховується пропорційно відпрацьованому часу.
Визначити кількість днів невикористаної відпустки

Для цього треба порахувати:

Скільки днів відпустки належить за весь період (зазвичай 24 календарних дні на рік згідно зі ст. 6 Закону України «Про відпустки»).
Скільки днів відпустки працівник уже використав.
Різниця між ними — це невикористані дні, за які належить компенсація.

Важливо враховувати, які періоди зараховуються до стажу, що дає право на щорічну відпустку:

Включається час фактичної роботи, час оплачуваної тимчасової непрацездатності (лікарняні) (Закон України «Про відпустки», п. 3 ч. 1 ст. 9).
Не включається період військової служби з 19.07.2022, за який не зберігався середній заробіток, та час відпустки без збереження зарплати з 24.12.2023.

Крок 2. Розподіл днів відпустки на два періоди
Загальну кількість невикористаних днів потрібно розділити на дві групи:

Дні, право на які набуто до 31 грудня 2023 року включно.
Дні, право на які набуто з 1 січня 2024 року до дати звільнення.

Крок 3. Розрахунок компенсації за дні, набуті до 31.12.2023
Для цієї групи днів розрахунок середньої зарплати проводиться виходячи з виплат, нарахованих у січні – грудні 2023 року (Порядок №100, абз. 2 п. 2).

Формула розрахунку середньоденної зарплати: Середньоденна зарплата = Сумарний заробіток за 2023 рік / 365 календарних днів

кщо у 2023 році не було заробітку (наприклад, працівник був у відпустці без збереження зарплати), розрахунок проводиться з його посадового окладу (тарифної ставки), встановленого на момент звільнення. Якщо оклад менший за мінімальну зарплату, використовується розмір МЗП (Порядок №100, абз. 3-5 п. 4).

Умовний річний дохід = Посадовий оклад на день звільнення × 12 місяців
Середньоденна зарплата = Умовний річний дохід / 365 календарних днів
Сума компенсації (Частина 1) = Середньоденна зарплата (за 2023 р.) × Кількість днів відпустки, набутих до 31.12.2023

Крок 4. Розрахунок компенсації за дні, набуті з 01.01.2024
Для цієї групи днів розрахунковим періодом є останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю звільнення (Порядок №100, абз. 1 п. 2). Наприклад, якщо працівник звільняється у жовтні 2025 року, розрахунковим періодом буде жовтень 2024 – вересень 2025 року.

Формула розрахунку середньоденної зарплати: Середньоденна зарплата = Сумарний заробіток за розрахунковий період / Кількість календарних днів у розрахунковому періоді

З розрахункового періоду виключається час, протягом якого працівник не працював і за ним не зберігався заробіток (або зберігався частково), наприклад, відпустка без збереження зарплати (Порядок №100, абз. 6 п. 2).

Сума компенсації (Частина 2) = Середньоденна зарплата (за останні 12 міс.) × Кількість днів відпустки, набутих з 01.01.2024

Крок 5. Визначення загальної суми компенсації та оподаткування
Загальна сума компенсації дорівнює сумі компенсацій, розрахованих у Кроках 3 і 4. Загальна сума компенсації = Сума компенсації (Частина 1) + Сума компенсації (Частина 2)

Ця сума є частиною заробітної плати і підлягає оподаткуванню на загальних підставах:

ПДФО – 18%;
Військовий збір – 5%;
ЄСВ – 22% (або 8,41% для осіб з інвалідністю).
Вся сума компенсації має бути виплачена працівнику в день звільнення (Кодекс законів про працю України, ст. 116).

Раді допомогти, звертайтесь ще!