Оформлення електронних наказів: юридична сила та відповідність законодавству

Так, оформлення та підписання наказів з основної діяльності підприємства виключно в електронному вигляді з використанням КЕП є законним

На нашу думку, оформлення та підписання наказів з основної діяльності підприємства виключно в електронному вигляді з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП) повністю відповідає чинному законодавству України станом на 2025 рік.

Це підтверджується нормами Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закону України «Про електронні довірчі послуги», а також змінами, внесеними у зв’язку з воєнним станом - зокрема, статтею 7 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#Text.

Документи, створені в електронній формі та підписані КЕП, мають таку ж юридичну силу, як і паперові, і визнаються дійсними при перевірках контролюючими органами, за умови дотримання всіх вимог щодо захисту, зберігання та внутрішнього регламенту документообігу підприємства. Важливо, щоб між роботодавцем і працівником була письмова згода на використання електронного документообігу, а також щоб компанія використовувала сертифіковані сервіси ЕДО та зберігала документи відповідно до Порядку № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text.

Таким чином, підприємства можуть безпечно і законно переходити на цифрову модель документообігу, що дозволяє суттєво оптимізувати управлінські та кадрові процеси.

Раді допомогти, звертайтесь ще!