Проведення безкоштовного вебінару з рекламною метою оформлюється як маркетинговий захід. Усі пов'язані з ним витрати відносяться до витрат на збут (рахунок 93). Для документального підтвердження потрібен наказ керівника, кошторис витрат та звіт про проведення заходу. Податкових наслідків у вигляді доходу для платника єдиного податку така операція не створює, оскільки відсутнє надходження коштів.

1. Класифікація та документальне оформлення
Безкоштовний вебінар, проведений з метою залучення нових клієнтів, є рекламним (маркетинговим) заходом. Його мета — просування послуг підприємства та стимулювання майбутніх продажів. Відповідно, всі витрати на його організацію та проведення є витратами на збут.

Для належного документального оформлення такої господарської операції необхідно підготувати пакет внутрішніх документів:

Наказ керівника про проведення рекламного заходу. Це основний документ, який дає старт підготовці. У ньому слід зазначити:

Мету проведення вебінару (наприклад, реклама послуг, підвищення впізнаваності бренду, залучення потенційних клієнтів).
Дату, час та тему вебінару.
Призначити особу, відповідальну за організацію та проведення.
Затвердити програму та кошторис витрат.
Кошторис витрат на проведення вебінару. Документ, що додається до наказу і деталізує планові витрати. Це можуть бути:

Оплата послуг вебінарної платформи (Zoom, Google Meet тощо).
Винагорода запрошеним спікерам (якщо такі є).
Витрати на рекламу самого вебінару (таргетована реклама, послуги SMM-спеціаліста).
Вартість підготовки роздаткових матеріалів для учасників.
Первинні документи, що підтверджують понесені витрати. Усі витрати з кошторису повинні бути підтверджені відповідними документами згідно з вимогами Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9. Наприклад:

Акти виконаних робіт або інвойси від надавачів послуг (платформи, спікери, рекламні агенції).
Банківські виписки, що підтверджують оплату.
Звіт про проведення рекламного заходу. Після завершення вебінару відповідальна особа складає звіт, у якому зазначає:

Фактично понесені витрати (у порівнянні з кошторисом).
Кількісні показники (кількість зареєстрованих учасників, кількість присутніх).
Якісні результати (кількість отриманих контактів потенційних клієнтів, запитів на послуги тощо).
Оскільки послуга надавалася безоплатно і не було конкретного замовника, акт наданих послуг за результатами вебінару не складається. Факт проведення заходу підтверджується звітом.

2. Бухгалтерський облік
Усі документально підтверджені витрати, пов'язані з організацією та проведенням рекламного вебінару, накопичуються на рахунку 93 «Витрати на збут».

Типові проведення:

Нараховано вартість послуг вебінарної платформи, спікера, рекламної агенції: Дт 93 «Витрати на збут» Кт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами»
Здійснено оплату за послуги: Дт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами» Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті»
3. Податкові наслідки для платника єдиного податку
Для платника єдиного податку (3 група) об'єктом оподаткування є дохід, отриманий у грошовій формі (готівковій та/або безготівковій). Оскільки вебінар проводився безкоштовно і підприємство не отримувало жодних коштів від учасників, дохід для цілей оподаткування єдиним податком не виникає.

Понесені витрати на організацію вебінару не зменшують базу оподаткування єдиним податком, оскільки для «спрощенців» облік витрат не впливає на суму податку.

Приклад наказу
Товариство з обмеженою відповідальністю «[Назва підприємства]»

НАКАЗ № [Номер наказу]

[Дата] м. [Місто]

Про проведення онлайн-вебінару з метою рекламного просування послуг підприємства

З метою рекламного просування послуг ТОВ «[Назва підприємства]», підвищення впізнаваності бренду та залучення нових потенційних клієнтів,

НАКАЗУЮ:

Провести безкоштовний онлайн-вебінар на тему «[Тема вебінару]» [Дата проведення] о [Час проведення].
Призначити відповідальним за організацію, проведення та підготовку звітної документації за результатами вебінару [Посада, ПІБ відповідальної особи].
Відповідальній особі [ПІБ відповідальної особи] забезпечити:

Технічну організацію заходу на платформі [Назва платформи].
Інформаційну підтримку та рекламу вебінару.
Підготовку звіту про результати проведеного заходу у термін до [Дата].
Затвердити кошторис витрат на проведення вебінару в сумі [Сума] грн (Додаток 1 до цього наказу).
Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Директор ______________ [ПІБ директора] (підпис)

Раді допомогти, звертайтесь ще!